Softwarenutzungsvertrag (SaaS) für Chronela
Vertragsbestimmungen
§ 1 Vertragsgegenstand
Die HUMIQA GmbH (im Folgenden „Anbieter“) stellt dem Kunden die Betriebssoftware „Chronela“ als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Umfang, Grundpaket, Branchenpaket, Zusatzmodule, Anzahl der inkludierten Mitarbeiter und Preise ergeben sich aus dem Angebot und der Leistungsbeschreibung (Anlage 1), die Bestandteil dieses Vertrags sind.
Die Software wird auf Servern des Anbieters bzw. seiner Unterauftragnehmer in der Europäischen Union betrieben. Der Kunde erhält Zugang über Web-Browser, die Mitarbeiter-App (iOS/Android) und, soweit beauftragt, über Zeiterfassungsterminals.
Der Kunde ist Unternehmer im Sinne des § 1 UGB. Die Bestimmungen des Konsumentenschutzgesetzes finden keine Anwendung.
§ 2 Leistungen des Anbieters
Der Anbieter stellt die Software im vereinbarten Umfang bereit, pflegt und aktualisiert sie laufend und sorgt für die Datensicherung (tägliche Sicherung, Aufbewahrung mindestens 14 Tage, verschlüsselte Außerhaus-Kopie).
Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Monatsmittel, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster (in der Regel nachts zwischen 02:00 und 05:00 Uhr), Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (Internetanbindung des Kunden, höhere Gewalt) sowie Ausfälle von Drittsystemen (z. B. Hotelsoftware, Zahlungsdienstleister, Banken).
Der Anbieter leistet Support per E-Mail (office@humiqa.com) und Telefon an Werktagen von 09:00 bis 17:00 Uhr. Störungen, die den Betrieb wesentlich beeinträchtigen, werden unverzüglich, spätestens innerhalb von 4 Stunden innerhalb der Supportzeiten bearbeitet.
Funktionserweiterungen werden allen Kunden ohne Aufpreis bereitgestellt, soweit sie zum gebuchten Paket bzw. Modul gehören. Neue Module können gesondert dazugebucht werden.
§ 3 Testphase
Neukunden erhalten eine kostenlose Testphase von 90 Tagen ab Bereitstellung der Umgebung. In der Testphase stehen alle Funktionen des gewählten Pakets zur Verfügung. Endet die Testphase, ohne dass der Kunde kündigt, geht der Vertrag zu den vereinbarten Preisen in den kostenpflichtigen Betrieb über; die Daten bleiben erhalten.
Kündigt der Kunde innerhalb der Testphase, werden keine Entgelte fällig. Die Daten werden auf Wunsch exportiert und danach gelöscht.
§ 4 Entgelt und Zahlung
Es gelten die im Angebot ausgewiesenen Entgelte. Alle Preise verstehen sich in Euro netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Das monatliche Entgelt setzt sich zusammen aus dem Grundpaket (mit der inkludierten Anzahl an Mitarbeitern), gegebenenfalls einem Branchenpaket, den gewählten Zusatzmodulen sowie Staffelpreisen für Einheiten über der Inklusivmenge (weitere Mitarbeiter, Kassen, Fahrzeuge, Vertreter, Zimmer, Filialen, Geräte, Bildschirme). Maßgeblich für die Mitarbeiterzahl ist die Anzahl der am Monatsletzten aktiven Mitarbeiterkonten; ausgetretene und archivierte Konten zählen nicht.
Bei monatlicher Zahlweise wird das Entgelt monatlich im Voraus verrechnet. Bei jährlicher Zahlweise wird das Entgelt für zwölf Monate im Voraus verrechnet, wobei zwei Monate nicht berechnet werden (Jahrespreis = 10 Monatsentgelte). Zusätzliche Einheiten werden monatlich nachverrechnet.
Einmalige Entgelte (Einrichtung, Terminal-Hardware, Datenübernahme nach Aufwand zu 95 € je Stunde) werden mit der ersten Rechnung fällig.
Rechnungen werden elektronisch übermittelt und sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Bei Zahlungsverzug gelten Verzugszinsen gemäß § 456 UGB; der Anbieter ist nach Mahnung mit Nachfrist von 14 Tagen berechtigt, den Zugang bis zur vollständigen Zahlung zu sperren.
Der Anbieter kann die Entgelte mit Wirkung ab dem folgenden Vertragsjahr anpassen; Erhöhungen über den Verbraucherpreisindex 2020 (Statistik Austria) hinaus bedürfen der Zustimmung des Kunden. Preisänderungen werden mindestens drei Monate vorher schriftlich angekündigt; dem Kunden steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Änderung zu.
§ 5 Laufzeit und Kündigung
Der Vertrag beginnt mit Annahme des Angebots und läuft auf unbestimmte Zeit. Bei monatlicher Zahlweise kann der Kunde jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen; der Anbieter mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende.
Bei jährlicher Zahlweise beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate; der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, wenn er nicht spätestens einen Monat vor Ablauf gekündigt wird.
Zusatzmodule und Branchenpakete können vom Kunden jederzeit zum Monatsende abbestellt oder dazubestellt werden; ein Wechsel des Grundpakets nach oben ist jederzeit möglich, nach unten zum Monatsende.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei trotz Mahnung wesentliche Vertragspflichten verletzt oder über ihr Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgewiesen wird.
Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).
§ 6 Pflichten des Kunden
Der Kunde benennt eine verantwortliche Ansprechperson, verwaltet die Benutzerkonten und Berechtigungen seiner Mitarbeiter selbst und hält Zugangsdaten geheim. Zwei-Faktor-Anmeldung steht zur Verfügung und wird für Administratoren empfohlen.
Der Kunde ist für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen Daten verantwortlich, insbesondere für die arbeitsrechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung seiner Sachverhalte. Die Software unterstützt diese Beurteilung (z. B. Arbeitszeitgesetz-Prüfung, Lohnexporte), ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung.
Der Kunde wird die Software nicht missbräuchlich nutzen, keine rechtswidrigen Inhalte speichern und keine Versuche unternehmen, Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen oder die Software zu dekompilieren.
Die Beschaffung und der Betrieb der erforderlichen Endgeräte und Internetanbindung obliegen dem Kunden.
§ 7 Nutzungsrechte
Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software für eigene betriebliche Zwecke in dem gebuchten Umfang zu nutzen. Die Nutzung durch verbundene Unternehmen setzt die Buchung eines weiteren Betriebs oder des Pakets „Gruppe“ voraus.
Alle Rechte an der Software, ihren Weiterentwicklungen und der Dokumentation verbleiben beim Anbieter. Vom Kunden erzeugte Daten und Inhalte bleiben Eigentum des Kunden.
§ 8 Daten, Datenschutz und Datenexport
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Die Parteien schließen hierzu die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (Anlage 2), die Bestandteil dieses Vertrags ist.
Der Kunde kann seine Daten jederzeit in gängigen Formaten (CSV, Excel, PDF) exportieren. Nach Vertragsende stellt der Anbieter die Daten auf Wunsch für 30 Tage zum Export bereit und löscht sie danach unwiderruflich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Der Anbieter wahrt die Vertraulichkeit der Kundendaten und verpflichtet alle mit der Verarbeitung befassten Personen zur Verschwiegenheit.
§ 9 Gewährleistung
Der Anbieter leistet Gewähr, dass die Software die in der Leistungsbeschreibung genannten Funktionen im Wesentlichen erfüllt. Mängel werden innerhalb angemessener Frist behoben; der Kunde unterstützt dabei durch nachvollziehbare Fehlermeldungen.
Schlägt die Behebung eines wesentlichen Mangels auch nach zweiter Nachfrist fehl, kann der Kunde das Entgelt angemessen mindern oder den Vertrag außerordentlich kündigen. Weitergehende Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
§ 10 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und der Höhe nach begrenzt auf die Summe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensfall gezahlten Entgelte.
Die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden und Datenverlust, der bei ordnungsgemäßer eigener Datensicherung vermeidbar gewesen wäre, ist ausgeschlossen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
§ 11 Unterauftragnehmer und Drittsysteme
Der Anbieter darf sich zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer bedienen (insbesondere Rechenzentrums-, E-Mail-, Push- und Zahlungsdienste). Für Unterauftragnehmer, die personenbezogene Daten verarbeiten, gilt Anlage 2.
Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. ibelsa, BMD, DATEV, Stripe, Revolut, Sendcloud) setzen gültige Verträge des Kunden mit dem jeweiligen Anbieter voraus. Für Verfügbarkeit und Funktionsänderungen dieser Drittsysteme übernimmt der Anbieter keine Gewähr.
§ 12 Referenz
Der Anbieter darf den Kunden mit Firmennamen und Logo als Referenzkunden nennen, sofern der Kunde dem nicht in Textform widerspricht.
§ 13 Schlussbestimmungen
Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen. Erfüllungsort ist Wien. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht in Wien, Innere Stadt.
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.
Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.
Der Vertrag kommt durch Unterschrift beider Parteien oder durch Annahme des Angebots über den persönlichen Angebotslink (elektronische Annahme mit Zeitstempel und IP-Adresse) zustande. Die elektronische Annahme steht der Unterschrift gleich.
Hinweise zum Angebot
- Dieses Angebot ist 30 Tage ab Angebotsdatum gültig. Alle Preise netto in Euro zuzüglich 20 % Umsatzsteuer.
- Neukunden starten mit 90 Tagen kostenloser Testphase in einer eigenen Umgebung; Entgelte fallen erst danach an.
- Weitere Mitarbeiter, Kassen, Fahrzeuge, Vertreter, Zimmer, Filialen, Geräte und Bildschirme über der Inklusivmenge werden nach den angeführten Staffelpreisen monatlich verrechnet.
- Zusatzmodule und Branchenpaket sind monatlich änderbar; bei jährlicher Zahlweise gelten zwei Monate gratis (Jahrespreis = 10 Monatsentgelte).
- Zweiter Betrieb oder Haus: 20 % Rabatt, ab dem dritten 30 % Rabatt auf das Branchenpaket; ab fünf Betrieben Paket „Gruppe“ auf Anfrage.
- Annahme: durch Unterschrift auf dem Vertrag oder elektronisch über den persönlichen Angebotslink.
Anlage 2 — Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
1. Gegenstand und Dauer
Der Anbieter (Auftragsverarbeiter) verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher) zum Betrieb der Software Chronela. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Softwarenutzungsvertrags.
2. Art, Zweck, Datenkategorien, betroffene Personen
Zweck: Zeiterfassung, Dienstplanung, Personalverwaltung, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung, Kommunikation, Aufgaben, Finanzen, Verkauf, Logistik, Außendienst, Gäste- und Kundenverwaltung im Rahmen der gebuchten Module.
Datenkategorien: Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung), Beschäftigungsdaten (Vertrag, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Gehalt soweit erfasst), Kommunikationsdaten (Chat, E-Mail), Standortdaten (nur bei aktivierter Zeiterfassung per GPS oder Fahrtenbuch), Kunden- und Gästedaten (Kontakt, Bestellungen, Reservierungen, Rechnungen), Nutzungsdaten (Protokolle).
Besondere Kategorien: Gesundheitsdaten nur, soweit der Kunde Krankenstände, Arbeitsmedizin oder Pflegefreistellungen erfasst. Betroffene Personen: Mitarbeiter, Bewerber, Kunden, Gäste, Lieferanten und Ansprechpartner des Kunden.
3. Pflichten des Auftragsverarbeiters
Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des Kunden (Weisungen erfolgen über die Software-Einstellungen oder in Textform). Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Kunden unverzüglich.
Vertraulichkeit: Alle Personen, die Zugang zu Daten haben, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und geschult.
Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Speicherung sensibler Felder (Chat, Zugangsdaten zu Drittsystemen), rollenbasierte Zugriffe, Zwei-Faktor-Anmeldung, Audit-Protokoll, tägliche Sicherungen mit Außerhaus-Kopie, Trennung der Mandanten, Protokollierung administrativer Zugriffe, Wächter für Datenbestandsveränderungen.
Unterstützung des Kunden bei Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit) durch entsprechende Funktionen in der Software (DSGVO-Center) und bei Bedarf durch den Support.
Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an den Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit allen zur Meldung nach Art. 33 DSGVO erforderlichen Informationen.
Löschung oder Rückgabe aller Daten nach Vertragsende nach Wahl des Kunden (Exportfrist 30 Tage), sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Nachweise: Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage alle zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen nach angemessener Ankündigung während der Geschäftszeiten.
4. Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde genehmigt allgemein den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern für Rechenzentrumsbetrieb (EU), E-Mail-Versand, Push-Benachrichtigungen (Apple, Google), Zahlungsabwicklung (Stripe) und, soweit vom Kunden aktiviert, KI-Dienste zur Texterkennung und Planungsvorschlägen. Die aktuelle Liste ist unter chronela.com/datenschutz abrufbar.
Der Anbieter informiert den Kunden über beabsichtigte Änderungen mindestens 30 Tage vorher; der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Mit jedem Unterauftragsverarbeiter bestehen Verträge nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO; bei Verarbeitung außerhalb des EWR werden Standardvertragsklauseln vereinbart.
5. Verantwortung des Kunden
Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Information der betroffenen Personen und die Festlegung von Berechtigungen seiner Mitarbeiter verantwortlich. Er aktiviert Funktionen mit erhöhter Eingriffstiefe (GPS-Zeiterfassung, Fahrtenbuch, Chat-Lesebestätigungen) nur, wenn die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen (z. B. Betriebsvereinbarung) vorliegen.