Funktionen im Detail

Alles, was Chronela kann. Ohne Auslassungen.

Chronela ist kein Werkzeug für eine Aufgabe, sondern das Betriebssystem für den ganzen Betrieb. Hier steht jede Funktion so, wie sie im Betrieb wirklich arbeitet: Finanzen, Spesen, Warenwirtschaft, Verkauf, Webshop, Gutscheine, Tischreservierung, Logistik, Außendienst, Wartung, Planner, Team Chat, Personal, Zeit und Dienstplan.

Über 30 ModuleEine DatenbasisWeb, App und Terminal12 SprachenGebaut und betrieben in Österreich
FinanzenSpesenWarenwirtschaftStammdatenVerkaufWebshopGutscheineTischreservierungWeinkellerFilialbetriebHousekeepingFront OfficeLogistikAußendienstWartungPlannerTeam ChatKalenderPersonalZeiterfassungDienstplanMitarbeiter AppSteuerungPlattform
Finanzen

Der Finanzbereich, der die Buchhaltung selbst erledigt.

Belege kommen per Mail herein, werden gelesen, nummeriert, geprüft, bezahlt, mit der Bank abgeglichen und an den Steuerberater übergeben. Der Mensch entscheidet, das System arbeitet. Kassabuch, Eingangsrechnungen, offene Posten, Zahlungsläufe, Mahnwesen, Buchhaltung, Monatsbericht und Liquidität in einem Bereich.

Allein der Finanzbereich ersetzt die Arbeit einer Vollzeitkraft, die bisher Belege abgetippt, sortiert, überwiesen und an das Steuerbüro geschickt hat.

Beleg Eingang per Mail: fotografieren, senden, fertig

Jeder Betrieb bekommt eigene, geheime Empfangsadressen. Ein Scan vom Kopierer oder ein Foto vom Handy reicht.

  • Eigene Adressen je Betrieb: eine Adresse für Eingangsrechnungen, eine für Kassa Belege, eine für Spesen, eine für Bestellungen und eine für Bewerbungen. Adressen lassen sich mit einem Klick erneuern.
  • Eigener Mailserver: Chronela nimmt die Mails selbst an. Unbekannte Adressen werden abgewiesen, doppelte Mails erkannt. Der Absender bekommt sofort eine Bestätigung.
  • Sammel PDFs werden aufgetrennt: Die KI prüft jede Seite, ob ein neuer Beleg beginnt, und löst jeden Beleg als eigenes PDF heraus. Fortsetzungsseiten bleiben beim richtigen Beleg.
  • Auslesen per KI Vision: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, UID, IBAN, Netto, Steuer und Brutto. Fotos gehen über die Bilderkennung, PDFs über die Textebene.
  • Einordnung: Rechnung, Mahnung, Inkasso, Lieferschein oder Sonstiges. Mahnungen und Inkassofälle gehen in eigene Bereiche, Newsletter und Angebote landen in der Quarantäne.
  • Eingangsrechnung entsteht automatisch: mit lückenloser ER Nummer, angehängtem PDF, Herkunfts Tag und Status „Neu" zur Freigabe. Nichts wird ungeprüft festgeschrieben.
  • Kassa Belege werden sofort gebucht: in die Hash Kette, ins Barfach, mit dem Tag des Eingangs. Das Belegdatum steht in der Beschreibung.
  • Mandanten Prüfung: Taucht im Beleg ein fremder Firmenname statt des eigenen auf, bekommt die Rechnung einen Warnhinweis.
  • Zahlungsbericht aus dem Hotelsystem: Schickt die Rezeption den täglichen Bericht an die Beleg Adresse, wird die Barsumme automatisch als Kassa Einnahme gebucht, einmal je Berichtstag.
  • Empfangsprotokoll: jede Mail mit Status verarbeitet, teilweise, Fehler oder ignoriert, alle 30 Sekunden aktualisiert.

Rechnungs Postfach: das bestehende Firmenpostfach lesen

  • Microsoft 365 oder IMAP: Chronela holt Rechnungen alle zwei Minuten aus dem Postfach, ohne dass jemand weiterleitet.
  • Zugangsdaten liegen verschlüsselt im Tresor und werden nie zurückgegeben.
  • Quell Ordner, Ordner „erkannt" und „nicht erkannt", Abrufintervall, Verbindungstest, „Jetzt abrufen".
  • Gleiche Verarbeitung wie beim Beleg Eingang: Rechnungen, Mahnungen, Inkasso und Lieferscheine landen automatisch dort, wo sie hingehören.

Lieferscheine gegen Rechnungen prüfen

  • Lieferscheine werden erkannt und mit Lieferant, Nummer, Datum und Positionen ausgelesen.
  • Mehrere Lieferscheine je Rechnung: ideal bei Wochen und Monatsrechnungen. Zuordnungsvorschläge per Klick.
  • Abgleich auf Positionsebene: Mengen und Werte aller Lieferscheine gegen die Rechnung, mit Differenz je Position.
  • Prüfstand mit „Passt, geprüft" oder „Abweichung vermerkt", inklusive Bearbeiter und Datum. Einstieg direkt aus der Rechnung.

Eingangsrechnungen: erfassen, freigeben, bezahlen

  • Lückenloser Nummernkreis ER0001 aufwärts, Nummer änderbar mit Eindeutigkeitsprüfung, Monatsnavigation, KPI Karten, Statistik nach Kategorie, Lieferant und Monat.
  • Alle Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Brutto mit automatischem Netto und Steuer, Kategorie, Kostenstelle, Tags, IBAN, Referenz, Skonto in Prozent und Tagen, Kreditorenkonto und Notiz. Autofill aus dem Kreditorenstamm.
  • Beleg scannen: ein Beleg oder bis zu 20 auf einmal per Drag and Drop. Sammel PDFs werden getrennt, jeder Beleg bekommt Nummer und PDF. Eine Warteschlange zeigt, was noch Handarbeit braucht.
  • Schutz vor Doppelbelegen: Warnung bei gleicher Rechnungsnummer oder gleichem Betrag beim selben Lieferanten, inhaltsgleiche Dateien werden verworfen, unsinnig hohe Beträge gehen zur Prüfung.
  • Freigabe Workflow mit Ansicht „Zur Freigabe", auch in der App. Sammelaktionen für Bezahlen, Freigeben, Archivieren und Löschen.
  • Zahlung erfassen: Teil oder Vollzahlung mit Verlauf, „Mit Skonto zahlen" rechnet den effektiven Betrag, „Bar zahlen" bucht die Ausgabe direkt ins Kassabuch, Bankzahlungen werden verknüpft.
  • Mahnspesen und Verzugszinsen als eigener Beleg ohne Steuer auf den richtigen Konten. Ein irrtümlich erfasstes Mahnschreiben wird mit einem Klick zur Mahnung.
  • Serienrechnungen wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich, Vorlagen, Gutschriften mit negativem Betrag, Anlagen aktivieren direkt aus der Rechnung.
  • BMD Kennzeichen: „übertragen", „liegt dem Steuerberater bereits vor" und ein Hinweis, wenn eine übertragene Rechnung archiviert wird.
  • Fälligkeiten Panel mit Altersstruktur und Skonto Radar, Exporte als CSV, Excel und Rechnungsliste PDF. Rechnungen aus der Warenwirtschaft mit Drei Wege Abgleich werden gespiegelt.

Kreditoren: der Lieferantenstamm für die Zahlung

  • Name, UID, IBAN, BIC, Kontakt, Zahlungsziel, Standardkategorie, Standard Skonto, BMD Kontonummer und Aufwandskonto.
  • Auswertung je Kreditor: Ausgaben, offener Betrag, Rechnungen, durchschnittliche Zahlungsdauer.
  • Automatische Zuordnung neuer Rechnungen über den Namen, erst exakt, dann über den Namenskern ohne Rechtsform. Bei Mehrdeutigkeit wird nicht geraten.

Offene Posten und Personenkonten

  • Kreditoren und Debitoren, offen und überfällig, Netto Position, Guthabenkonten, Zahlungen ohne Rechnung, Sachkonten.
  • Kontoauszug je Personenkonto mit laufendem Saldo, als Kontoblatt PDF im BMD Stil.
  • OP Liste nach Fälligkeitsgruppen, nur überfällig, Export als PDF im BMD Aufbau und als Excel.
  • Voll ausgleichen, Teilzahlung buchen, Bankzahlungen gegen eine oder mehrere Rechnungen ausziffern, Verrechnung zurücknehmen, Posten auf ein anderes Konto umbuchen.
  • Ausgangsrechnungen erfassen, Nebenbuch je Personenkonto, Abstimmungsliste für BMD als Excel.

OP Abgleich mit BMD

  • Vergleich je Kreditorenkonto: BMD Saldo, Chronela Saldo, Differenz, aufklappbar bis zum einzelnen Posten, mit Fortschrittsbalken.
  • Fünf Ergebnisse je Posten: stimmt, ist bezahlt, storniert oder Gutschrift, Betrag anders, unklar. Jeweils mit Notiz und Zurücksetzen.
  • Automatische Hinweise: gefundene Zahlung, Belegnummer im Verwendungszweck, Altbestand, Kleinbetrag. Aus den Differenzen entsteht die Abstimmungsliste für den Steuerberater.

Zahlungslauf je Bank mit SEPA Datei

  • Rechnungen anhaken, Zahlungslauf anlegen, optional mit Skonto. Zahlvorschlag nach Fälligkeit und Skonto.
  • Aufteilung auf mehrere Bankkonten: Konto je Position oder „alle auf ein Konto". Empfänger, IBAN und Betrag sind bei Rechnungspositionen gesperrt.
  • PDF je Bank mit Abhakkästchen und Summe, SEPA XML (pain.001) zum Hochladen im Online Banking mit wählbarem Ausführungsdatum.
  • „Als bezahlt buchen" setzt alle Rechnungen und Raten auf bezahlt, ergänzt den Verlauf und schließt zugehörige Mahnungen. Läufe lassen sich erweitern und zusammenlegen, auch Positionen von Hand.

Ratenvereinbarungen mit Gläubigern

  • Gläubiger, Referenz, IBAN, Zahlungsreferenz, Gesamtbetrag, Status laufend, erledigt oder ruhend, Dokumente je Vereinbarung.
  • Raten mit Nummer, Betrag, Fälligkeit und Status. Überfällige Raten sind rot.
  • Fällige Raten auf den Zahlungslauf setzen: Verwendungszweck wird automatisch gebildet, „Als bezahlt" im Lauf schließt die Rate.

Eingehende Mahnungen und Inkasso

  • Mahnschreiben von Lieferanten werden automatisch erkannt und der Rechnung zugeordnet, über die Rechnungsnummer oder über Lieferant und Betrag.
  • Stufe, Mahngebühr, Verzugszinsen und neue Frist werden erfasst. Nur die aktuelle Stufe zählt, ältere werden als abgelöst markiert.
  • Wird die Rechnung bezahlt, schließt Chronela die Mahnung. Ein täglicher Abgleich prüft nach.
  • Inkasso: Fallnummer, Inkassobüro, Aktenzeichen, Hauptforderung, Kosten, Zinsen, Ratenplan, gebündelte Rechnungen, automatischer Abschluss. Falsch eingestufte Fälle werden zur Eingangsrechnung umgebucht.

Mahnwesen an die eigenen Kunden

  • Automatischer Mahnlauf täglich um 08:30 über den offenen Rest nach Zahlungen und Gutschriften, mit Karenzfrist und Sperrliste.
  • Stufen 1 bis 3 mit Mahnspesen je Stufe, Verzugszinsen, neuer Frist, eigenem Nummernkreis und PDF. Versand per Mail automatisch, immer oder nie.
  • Rechnungen per Post: Druckwarteschlange, Sammel PDF, „gedruckt" markieren, erneut senden.

Kassabuch: manipulationssicher, mit Teilkassen und Kassasturz

  • Hash Kette: jede Buchung ist kryptografisch mit der vorigen verkettet. Eine Kettenprüfung deckt jede nachträgliche Änderung auf.
  • Einnahme oder Ausgabe mit Kategorie, Beschreibung, Steuersatz, Kostenstelle, Tags und lückenloser Belegnummer. Gebucht wird immer mit dem Tag der Zahlung.
  • Teilkassen wie Bargeld und Handkassa Bankkonto, Umbuchungen bei Barabhebung, Tabellenansicht mit Saldo Bank, Saldo Bar und Saldo gesamt.
  • Monatsabschluss: danach nur noch Storno per Gegenbuchung. Vorher Bearbeiten und Löschen mit neu gezogener Kette.
  • Kassasturz: Zählprotokoll nach Stückelung, Soll gegen Ist unter Berücksichtigung offener Handvorschüsse, Verlauf der Zählungen.
  • Handvorschüsse (Paymaster): Bargeld ohne Rechnung als schwebend führen, „verfügbar im Fach" zeigt den echten Stand, Abrechnung bucht den tatsächlichen Betrag.
  • Bank Abgleich: Bankumsätze gegen eine Teilkasse prüfen, Paare nach Betrag und Datumstoleranz, auch Sammelbuchungen, Ergebnis übereinstimmend, nur im Kassabuch oder nur am Auszug.
  • Hotelcash Abstimmung je Haus gegen Bankeinzahlungen, Beleg Upload bis 20 Dateien, Statistik nach Kategorie, Vorlagen, Exporte als CSV, Excel und Monats PDF, Übergabe des Monats an BMD.
  • Barumsätze aus der Registrierkasse und die Monatsumsätze aus dem Hotelsystem werden automatisch gebucht.

Bank: Kontoauszüge lesen, Zahlungen automatisch zuordnen

  • Bankkonten mit IBAN, BIC, Kontoart und Anker Saldo. Neue IBANs aus Kontoauszügen werden erkannt und lassen sich übernehmen.
  • Import von CAMT.053 XML und CSV Umsatzexporten per Drag and Drop, doppelte Buchungen werden erkannt.
  • Automatisches Matching: Punktwertung aus Betrag, IBAN, Rechnungsnummer im Verwendungszweck und Name. Ausgänge treffen Eingangsrechnungen, Eingänge Kundenrechnungen. „Sichere Treffer buchen" setzt alle sicheren Rechnungen auf bezahlt.
  • Sobald eine Rechnung überwiesen ist, gilt sie als bezahlt. Der Zahlungsverlauf zeigt Bank und IBAN, die offene Posten Liste stimmt sofort.
  • Manuelle Zuordnung mit Kandidaten und Volltextsuche, mehrere ER Nummern je Zahlung, Plausibilitätsprüfung vor dem Buchen, Zuordnung zu Kreditorenkonto, Kassabelegen oder Sachkonto.
  • Gemerkte Regeln: eine Handzuordnung wird zur Regel für alle künftigen Umsätze dieses Zahlers. Eigenüberträge zwischen eigenen Konten und Rückbuchungen werden automatisch erkannt.
  • Bankverbindung für den automatischen Kontoabruf über einen lizenzierten Kontoinformationsdienst: täglicher Abruf um 05:45, gleiche Zuordnung wie beim Import, Warnung vor Ablauf der Zustimmung.
  • EBICS Zugang: Bank, Host, Kunden und Teilnehmer ID, Schlüsselerzeugung, INI Brief als PDF, Status bis zur Aktivierung. Kontoauszugs und Zahlungsaufträge sind vorbereitet.

Buchhaltung: doppelte Buchführung mit festgeschriebenem Journal

  • Kontenrahmen Österreich plus eigener Kontenplan je Betrieb.
  • Buchen und Festschreiben erzeugt Buchungssätze aus Eingangsrechnungen, Zahlungen, Kassabuch, Verkaufsrechnungen, Zahlungseingängen, Eröffnungssalden, Lohnläufen, Abschreibung und Abgrenzungen. Das Journal ist nur fortschreibbar.
  • Storno per Gegenbuchung, manuelle Buchung mit Soll Haben Prüfung, Festschreibsperre je Periode, Geschäftsjahr abschließen.
  • Auswertungen: Gewinn und Verlust, BWA mit PDF, Bilanz nach UGB, Saldenliste, Kontoblatt je Konto, Nebenbuch, Jahresabschluss PDF, alle mit Periodenfilter.
  • UVA Kennzahlen je Steuersatz mit Download als FinanzOnline XML, Zusammenfassende Meldung als XML.
  • Prüfung: mögliche Doppelzahlungen, Benford Analyse, Ausreißer über dem Lieferanten Median, Rechnungen ohne Beleg. Treffer lassen sich dauerhaft als geprüft abhaken.
  • Exporte als DATEV Buchungsstapel, BMD CSV und neutrales Journal. Journal Upload aus BMD zum Abgleich der Monatssummen je Bereich.
  • Lohnläufe werden als Sammelbuchung mit Löhnen, Dienstgeberanteil und Lohnnebenkosten gebucht. Provisionen von Buchungsplattformen je Monat im Verhältnis zum Umsatz.

BMD Anbindung: automatisch zum Steuerberater und wieder zurück

  • Automatischer Upload in die BMD Databox: Eingangsrechnungen täglich um 22:00, eine Datei je Rechnung, mehrere Anhänge werden zusammengeführt. Freigegebene Spesenabrechnungen täglich als Gesamt PDF. Die Kassa je abgeschlossenem Monat per Klick mit Vorschau.
  • Nichts geht doppelt raus, archivierte und ausgeschlossene Belege gehen nie raus, die Buchungsperiode wird geprüft und ein falscher Monat bricht ab statt falsch abzulegen.
  • Einstellungen: Start ab ER Nummer, ab Spesen Abrechnungsnummer, Startmonat der Kassa, „Jetzt übertragen", Liste der letzten Läufe. Ergebnisse kommen als Benachrichtigung.
  • Stand des Steuerberaters holen: Chronela lädt das Buchungsjournal aus BMD, gleicht es per Punktwertung mit den eigenen Belegen ab und zeigt vier Kennzahlen: in BMD gebucht, schon gebucht aber nicht markiert, übertragen und noch nicht gebucht, fehlt dem Steuerberater.
  • Databox Zugang je Betrieb, verschlüsselt gespeichert, Zugang prüfen ohne Upload.
  • Steuerberater Portal: Lesezugang per geheimem Link ohne Login mit Saldenliste, GuV Kennzahlen, Periodenwahl und Downloads als DATEV, BMD und CSV. Zugriffe werden gezählt.

Finanz Cockpit und Frühwarnung

  • Liquidität aus Bank und Kassa, Verbindlichkeiten und Forderungen offen und überfällig, Fälligkeitsaufriss, Umsatz, Ausgaben und Rohergebnis mit Balken über 12 Monate.
  • Steuerzahllast, Buchwert der Anlagen, Prüf Auffälligkeiten, offene Bankumsätze und eine Alarmleiste mit Links.
  • Cashflow Kachel im Haupt Cockpit mit 8 Wochen Projektion, rot wenn der Tiefpunkt unter null fällt.
  • Täglich um 07:00 eine Sammelmeldung, was in drei Tagen fällig oder schon überfällig ist. Finanzkalender mit Erinnerungen 3 Tage und 1 Tag vorher.
  • Zugang zum ganzen Finanzbereich nur für freigegebene Personen, unabhängig von der Rolle.

Monatsbericht und Zahlungsübersicht

  • BWA im Hotel Schema: Umsatzerlöse Logis, Speisen und Getränke, Übrige, Betriebsleistung, Material, Personal, Sachaufwand, GOP, Fixkosten, NOP. Je Zeile Ist, Budget, Vorjahr mit Abweichungen, Monat, Quartal oder Jahr, aufklappbar bis zum Konto, Querformat PDF.
  • Datenquellen per Upload mit automatischer Erkennung: BMD Saldenliste, Buchungsbeleg der Lohnverrechnung, Umsatzbericht je Haus.
  • Vorläufiger Bericht schon bevor der Steuerberater gebucht hat, aus Lohn, Hotelsystem, Kreditoren und eigenen Belegen.
  • Zahlungsübersicht: was das Konto verlassen hat, nach Kostenart oder Empfänger, mit Sondergruppen Löhne, Sozialversicherung, Finanzamt, Eigenüberträge.

Liquiditätsplanung und Budgets

  • Projektion über 3 bis 24 Monate aus fälligen Belegen, Fixkosten Serien und Trend. Szenarien Basis, Best, Worst und frei mit Zahlungsverzug, Sonder Eingang oder Investition. Warnung „Liquiditätslücke".
  • Fixkosten und Fixeinnahmen als Serien monatlich, quartalsweise oder jährlich.
  • Budgets je Kategorie oder Kostenstelle mit Soll Ist und Fortschrittsbalken, Kostenstellen Controlling mit Monatsverlauf und Plan aus Serien.
  • Personalkostenquote mit Ampel: unter 30 Prozent grün, bis 40 gelb, darüber rot.

Anlagen, Abgrenzungen, Registrierkasse, elektronische Rechnung

  • Anlagenverzeichnis mit linearer Abschreibung, Halbjahresregel, Sofortabschreibung geringwertiger Güter, Abschreibungsverlauf, Abgang. Die Abschreibung abgeschlossener Jahre wird automatisch gebucht.
  • Abgrenzungen: Rückstellungen, aktive und passive Rechnungsabgrenzung mit automatischer Buchung und Auflösung.
  • Registrierkasse: Barumsätze je Steuersatz signiert und verkettet, Monats, Jahres, Null und Schlussbeleg mit QR Code, Kettenprüfung, DEP Export.
  • Elektronische Rechnung: Ausgang als ebInterface oder UBL für Peppol, Eingang per Drag and Drop wird zur Eingangsrechnung. Peppol Umschlag mit Outbox.
  • Konzern: mehrere Betriebe zusammenführen, Intercompany Eliminierung, konsolidierte GuV und Bilanz.

Gehirn: der KI COO für die Geschäftsführung

  • Tagesbriefing ab 06:30 aus Belegung, Dienstplan Abdeckung und Finanzen, in Sprache formuliert.
  • Empfehlungen als Karten mit erledigt, verwerfen oder öffnen. Entschieden wird immer per Klick, das Gehirn handelt nie allein.
  • Nutzt Liquidität sowie offene und überfällige Eingangsrechnungen.

Hinweis zum Stand: Der EBICS Zugang ist bis zum INI Brief fertig, der Auftragsverkehr wartet auf den Bankvertrag. Der automatische Kontoabruf wird mit den Zugangsdaten des Kontoinformationsdienstes scharf geschaltet. Die Registrierkasse läuft mit Software Signatur, für den Echtbetrieb braucht sie ein Zertifikat und die Registrierung bei FinanzOnline.

Spesen

Spesen: Beleg fotografieren, der Rest passiert.

Mitarbeiter scannen Belege mit dem Handy oder schicken einen Stapel per Mail. Chronela trennt, liest, kategorisiert, prüft die Regeln, holt die Freigabe, zahlt per SEPA aus und übergibt an den Steuerberater.

Erfassung in der App

  • Nativer Dokumentenscanner mit Kantenerkennung und Entzerrung, bis zu 100 Seiten je Durchgang. Die App baut ein Sammel PDF, der Server trennt es in Einzelbelege.
  • Aus jedem Beleg wird eine Position mit eigenem PDF in einer Entwurfsabrechnung. Händler, Betrag, Datum, Kategorie und Zahlungsart sind vorausgefüllt, die Trefferquote wird angezeigt.
  • Für wen: Manager erfassen wahlweise für sich selbst oder für einen Kollegen.
  • Zahlungsarten: privat wird erstattet, Firmenkarte, Firmenkassa und Überweisung durch die Firma werden nur dokumentiert.
  • Einzelerfassung mit Scan, Foto, Galerie oder PDF, Warnung bei doppelten Belegen, PDF der eigenen Abrechnung, Belegansicht.
  • Manager sehen offene Sammel Scans aus dem Mail Eingang und weisen sie einem Mitarbeiter zu.

Spesen Eingang per Mail oder Upload

  • Scanner oder Mail an die Spesen Adresse des Betriebs, oder Drag and Drop auf der Seite.
  • Trennung per KI Vision: Beleg ja oder nein, Fortsetzungsseite, Händler, Datum, Brutto, Steuer, Steuersatz, Währung, Kategorie aus dem eigenen Katalog, Zahlart, Beschreibung.
  • Zeilen direkt korrigierbar, Belege auftrennen oder zusammenführen, Zahlungsart einmal je Stapel.
  • Zuweisen an einen Mitarbeiter als Entwurf oder direkt einreichen. Doppeltes Zuweisen wird abgewiesen.

Verwaltung und Freigabe

  • Cockpit mit KPI Kacheln, Summen je Kategorie, Top Mitarbeiter, Monatsverlauf, Firmenkarten und BMD Status.
  • Workflow: Entwurf, eingereicht, Rückfrage, genehmigt oder abgelehnt, ausbezahlt, BMD bereit, übertragen, archiviert. „Genehmigt am X von Y" steht auch im PDF.
  • Stellvertretend bearbeiten und einreichen, Kommentare, Summen je Kategorie, Verknüpfung mit Kontakt oder Lieferant.
  • Personalakte mit vollständigem Spesen Dossier je Mitarbeiter.

Regeln, Vorlagen, Kategorien

  • Regel Engine: Betrag von bis, Kategorie, Zahlungsart, Aktion warnen, blockieren oder zusätzliche Genehmigung. Blockierende Regeln verhindern das Einreichen.
  • Händler Regeln und ein Händler Gedächtnis, das Kategorie und Zahlungsart lernt.
  • Vorlagen, Kategorien mit Standardsteuer und Pflichtbeschreibung, Nummernkreis, Upload Regeln, Erkennungs Einstellungen, Kostenstellen, Projekte, Benachrichtigungen je Ereignis, Aufbewahrungsfrist.

Erstattung und Auszahlung

  • Erstattungen je Mitarbeiter mit „offen gesamt".
  • SEPA Datei mit einer Überweisung je Mitarbeiter, IBAN aus dem Stamm.
  • Auszahlung erfassen mit Datum, Konto und Betrag, Teilauszahlungen, Korrektur mit Protokoll.
  • Vorschlag aus dem Bank Import: Chronela findet den passenden Bankabgang und schlägt Datum und Konto vor.

Firmenkarten, Export, Kilometergeld, Vorschuss

  • Firmenkarten Abgleich: Kartenauszug als CSV, automatische Zuordnung nach Betrag und Datum, fehlende Belege auf einen Blick.
  • Export je Abrechnung als PDF mit allen Belegen, CSV und ZIP. BMD Übergabe mit Prüfung, Freigabe, Übertragung und Protokoll.
  • Kilometergeld und Diäten als Positionen ohne Beleg, Reisekosten mit Antrag und Freigabe, Sätze je Betrieb.
  • Gehaltsvorschuss mit Raten: Antrag in der App, Ratenplan bei Genehmigung, PDF mit digitaler Unterschrift.
Warenwirtschaft und Lager

Vom Bedarf bis zur geprüften Rechnung, ohne Zettelwirtschaft.

Lieferanten mit Konditionen und Liefertagen, ein Katalog mit echten Einkaufspreisen, ein Bestellcockpit mit mehrstufiger Freigabe, Wareneingang, Drei Wege Abgleich der Rechnung und Export in die Buchhaltung. Dazu zwei Lager: ein allgemeines mit Chargen und Ablaufdatum und ein revisionssicheres für den Weinkeller.

Lieferanten

  • Kontakt, Bestell und Rechnungsadresse, UID, Steuernummer, Firmenbuch, EORI, IBAN, Zahlungsziel, Skonto, GLN und Peppol ID, Typ, Vorzugslieferant, Bewertung, Kreditlimit, Lieferzeit, Mindestbestellwert, Incoterm.
  • Liefertage und Bestellschluss: beim Bestellen werden der nächste Liefertag und die Woche danach vorgeschlagen.
  • Rahmenverträge mit PDF und Ablaufwarnung, Zertifikate und Versicherungen mit Ablauf Ampel, mehrere Ansprechpartner.
  • Scorecards: Liefertreue, Vorlauf, Rechnungsabweichungen und Reklamationen ergeben eine Note von 0 bis 100.
  • CSV Import mit Vorlage, Preisliste je Lieferant mit Artikelnummer, Mindestmenge, Lieferzeit und Gültigkeit.

Katalog und Artikel

  • Einkauf netto und brutto, Verkauf mit Aufschlag, Marge in Euro und Prozent, sortierbar und filterbar nach Lieferant und Kategorie.
  • Warengruppen mit Ober und Unterkategorien, CSV Import mit Erkennung deutscher Zahlenformate, automatisches Kategorisieren.
  • Gebinde wie „1 Karton = 12 Stück" mit Preis je Gebinde, Chargen und Ablaufpflicht je Artikel.
  • Bezugsquellen: alle Lieferantenpreise je Artikel, günstigster markiert, „Beim günstigsten bestellen" legt den Entwurf an.

Bestellungen und Freigabe

  • Bestellcockpit im Vollbild: links nur die Artikel des gewählten Lieferanten mit dessen Preis, rechts der Warenkorb mit Mengen, änderbaren Preisen und freien Positionen. Warnung bei unterschrittenem Mindestbestellwert.
  • Mehrstufige Freigabe: unter einer Schwelle automatisch, Stufe 1 Abteilungsleitung, Stufe 2 Geschäftsführung.
  • Budgets je Abteilung, Jahr und Monat mit Live Anzeige je Bestellung.
  • Versand an den Lieferanten automatisch nach Freigabe oder als Entwurf, mit Link zum Bestätigen und Beleg hochladen.
  • Mitarbeiter bestellen im selben Cockpit im Mitarbeiterportal und reichen ein.

Angebotsanfragen und Lieferantenportal

  • Anfragen mit Nummernkreis, Lieferanten per Mail mit Portal Link einladen, Angebote erfassen, Vergleichsmatrix mit dem günstigsten Angebot je Position.
  • Der Zuschlag erzeugt automatisch einen Bestellentwurf mit den Angebotspreisen.
  • Öffentliches Lieferantenportal ohne Login: Angebote abgeben, Bestellungen mit Liefertermin bestätigen, Lieferschein und Rechnung hochladen. Die Rechnung wird automatisch gelesen und abgeglichen.

Wareneingang und Rechnungsprüfung

  • Wareneingang je Position, teilweise oder vollständig, mit Charge und Ablaufdatum, Bestand mit gleitendem Durchschnittspreis. Fällige Wareneingänge direkt aus dem Cockpit verbuchen.
  • Drei Wege Abgleich: Preis gegen Bestellung, Menge gegen Wareneingang, mit Toleranzen. Ergebnis ok, Preisabweichung, Mengenabweichung, überberechnet, nicht zugeordnet.
  • Import elektronischer Rechnungen XRechnung und ZUGFeRD, Belegscan, Export als DATEV Buchungsstapel und BMD CSV.

Planung, Analysen und Assistent

  • Nachbestell Vorschläge aus Meldebestand und Verbrauchsprognose mit dem günstigsten Lieferanten, per Klick als Entwürfe je Lieferant.
  • Ausgabenanalyse je Lieferant, Kategorie, Abteilung und Monat, Anteil der Käufe ohne Anfrage oder Rahmenvertrag, Ersparnis gegenüber Katalog.
  • Bedarfsprognose, Anomalie Erkennung für Preisausreißer, Doppelrechnungen und aufgeteilte Bestellungen knapp unter der Freigabeschwelle.
  • Bestellassistent: Freitext wie „20 Kanister Spülmittel bei Metro" wird zum bearbeitbaren Bestellentwurf.
  • Gastro: Rezepte mit Food Cost und Schwund, Ampel bis 28 Prozent grün, Verbrauch aus Verkäufen als Lagerabgang.

Lager: allgemeines Lager und revisionssicheres Weinlager

  • Allgemeines Lager: Lager mit QR Etikett, Bestand je Lager mit Meldebestand, Sollbestand und Durchschnittspreis.
  • Chargen mit Ablaufdatum, Abgänge nehmen automatisch die früheste Charge zuerst, Umlagern mit Charge, Ablaufwarnung als Banner.
  • QR und NFC Etiketten für Artikel und Lager, Scan öffnet die App zum Buchen von Zugang, Abgang, Korrektur oder Rückgabe ohne Admin Rechte.
  • Inventur starten, zählen auch per Scan, abschließen, Differenzen automatisch buchen.
  • Weinlager: Lagerplätze mit QR je Platz, Bestand je Artikel, Los und Platz, Reservierungen, verfügbar ist Bestand minus Reservierungen.
  • Lagerjournal als Hash Kette je Artikel: Eingang, Ausgang, Verbrauch, Umlagerung, Inventur, Korrektur. Änderungen nur über Gegenbuchung, Bilanz mit Hash Prüfung nachgerechnet.
  • Ausgang nach Los Alter, gesperrte Lose werden übersprungen, ein Rückruf wirkt bis in den Verkauf, kein Überverkauf bei gleichzeitigen Bestellungen.
  • Bestandsreichweite aus 56 Tagen Verbrauch mit Ausverkaufsdatum, Nachbestell Welle über 8 Wochen, tägliche Erinnerung bei niedrigen Beständen.
Zentrale Stammdaten

Jeder Kunde, jeder Lieferant, jeder Artikel existiert genau einmal.

Shop, Verkauf, Außendienst, CRM, Warenwirtschaft, Weinkeller und Logistik greifen auf denselben Stamm zu. Wer in einem Modul etwas ändert, ändert es überall.

Die 360 Grad Kundenakte

  • Kopf: Firma oder Person, Rollen Kunde und Lieferant, Kategorie, Debitor, Kontakt Chips, Kundennummer, UID mit Link zur europäischen VIES Prüfung, KPI Leiste mit Bestellungen, Umsatz, offen, Vertreter und „Kunde seit".
  • Übersicht: Kontakt und Firma, Kundenkonto mit Gruppe, Markt, Zahlungsziel, Zahlart, Kreditlimit und Lieferung, Kanäle und CRM, Ansprechpartner, Notizen.
  • Zahlung und Konditionen: Zahlart, Zahlungsziel, Gesamtrabatt, Liefertage, Links zu Preisliste PDF, offenen Posten, Zahlungen, Mahnwesen und Einzelpreisen.
  • Aufträge und Rechnungen mit Status und PDF, Außendienst mit Vertreter Zuweisung, Besuchen und Geschenken, Lieferungen mit Sendungen und Sprung ins Dispo Board.
  • Notizen mit Autor und Zeit, anheftbar oder „für den Fahrer" markiert. Solche Notizen erscheinen in der Fahrer App und auf dem Tourenzettel.
  • Historie: jede Feldänderung alt gegen neu, wer und wann, auch Preise und Rabatte.
  • Stammdaten Dialog mit UID, Steuernummer, Firmenbuch, mehreren Ansprechpartnern, B2B oder B2C, Rechnungsversand per Mail oder Post, Grundrabatt, Zahlungsziel und Liefertagen.

Dubletten zusammenführen

  • Gruppen gleicher Namen mit Einschätzung: gleicher Ort ist sicher, verschiedene Orte prüfen.
  • Der bleibende Datensatz wird gewählt, alle Verweise aus Verkauf, Außendienst, Logistik, CRM, Ansprechpartnern und Reservierungen werden in einer Transaktion umgehängt.
  • Das Zusammenführen wird verweigert, wenn der Datensatz Buchhaltungs oder Lieferantenbezüge hat.
  • Kundenliste mit serverseitigen Seiten, Filter nach Rolle und Kategorie, echter Gesamtzahl.

Die Artikelakte

  • Ein Kern für Wein, Ware und Service mit SKU, EAN, Einheit, Steuersatz, Preisen, Bild und Bestandsführung, verknüpft mit Weinkeller, Warenwirtschaft und CRM.
  • Preise in beide Richtungen: eine Preisänderung am Wein landet auch als Anzeigepreis im Shop.
  • Reiter Stammdaten, Preise mit Warnung bei abweichendem Shop Preis, Bestand je Lagerort, Verkauf mit Top Kunden, Compliance mit Pflichtangaben Check für Prüfnummer, EAN, Zutaten, Allergene und Nährwerte, Historie.
  • Zentrale Bezugsquellen je Artikel, Steuersätze, Zahlungsziele und eine Dokumentenablage mit Tags.
Verkauf und Rechnungen

Ein Rechnungssystem für alle Kanäle. Gebrandet, lückenlos, geprüft.

Ob Auftrag aus dem Büro, Bestellung per Mail, Außendienst oder Webshop: jede Rechnung entsteht über dasselbe System, trägt dasselbe Layout und dieselbe Nummernfolge.

Aufträge und das gebrandete Rechnungssystem

  • Trichter Anfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften mit Zählern, KPIs Umsatz, offen und überfällig.
  • PDF mit Logo, Zahlen mit Code QR für die Überweisung, EU Bio Kennzeichen mit Kontrollstelle, Steuerspalte, Rabatthinweis je Zeile, Fuß mit UID, Firmenbuch, EORI und Bank.
  • Umsatzsteuer Standard, Reverse Charge für EU Firmenkunden mit UID oder Export mit null Prozent.
  • Ein lückenloser Nummernkreis für Rechnungen aus Verkauf, Weinkeller und Webshop, eigene Kreise für Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen.
  • Elektronische Rechnung als ebInterface XML, Rechnungsversand je Kunde per Mail oder Post Druckwarteschlange.

Zahlungen, Mahnwesen, Gutschriften

  • Zahlarten je Kunde: Rechnung, Barzahlung beim Fahrer, Karte, Vorkasse. Sie werden an Auftrag und Sendung vererbt.
  • Barzahlung beim Fahrer: die App zeigt „Bar kassieren", bei Zustellung werden Zahlung, Auftrag und Kassabuch automatisch gebucht.
  • Teilzahlungen mit Zahlungsliste und neu berechnetem Status.
  • Mahnwesen mit drei Stufen, Spesen, Verzugszinsen und automatischem Lauf, Gutschriften mit Rechnungsbezug, Lieferscheine ohne Preise mit Unterschriftszeile.
  • Beleg Center: Belegkette als Zeitleiste, offene Posten nach Alter, Bankabgleich mit CAMT Import, Export als Buchungsstapel oder ZIP mit allen PDFs.

Kundenpreise, Konditionen, Naturalrabatt

  • Konditionen Engine je Kunde, Gruppe oder Kategorie: Fixpreis oder Rabatt, Mengenstaffeln, Aktionszeiträume. Kunden Fixpreis vor Kunden Prozent vor Gruppe vor Grundrabatt.
  • Editor in der Kundenakte mit Matrix Artikel gegen Liste und effektivem Preis, Live Simulator „bei Menge X".
  • Naturalrabatt: 12 bestellt, 11 verrechnet, oder 12 verrechnet, 13 geliefert. Je Artikel oder über den Auftrag, günstigste Flaschen gratis oder anteilig verrechnet.
  • Skonto, frachtfrei ab Betrag oder Menge, Jahresbonus. Die Regeln wirken in Verkauf, Weinkeller, Shop, Außendienst, Mail Bestellung, Bestelleingang und Rechnung.
  • Kunden Preisliste als PDF im Originallayout: Deckblatt, Abschnitte, Texte deutsch und englisch, Bio und Gastro Kennzeichen, Flaschenbilder, Kundenpreis in Gold mit durchgestrichenem Listenpreis.
  • Allokationen und Kontingente je Wein, Kunde und Saison.

Bestellungen aus allen Kanälen

  • Zentraler Bestelleingang: Telefon, Mail, WhatsApp, Außendienst, Shop, persönlich. Kunde und Artikel aus dem Stamm, Flasche oder Karton je Zeile, nächster Liefertermin aus den Liefertagen, Ergebnis ist Auftrag plus Sendung.
  • Mail Bestellungen mit KI: eigene Bestelladresse je Betrieb. Die KI ordnet Artikel auch bei Tippfehlern und Spitznamen zu, rechnet Kartons in Flaschen um und fragt bei unsicheren Zeilen „Meintest du". Die Firma wird als Kunde erkannt, der Absender wird Kontaktperson.
  • Das Büro prüft, dann wird mit einem Klick umgewandelt: bepreister Auftrag, Sendung, Gewicht und Lagerabgang, wenn Bestand vorhanden ist.
  • B2B Nachbestellportal ohne Login mit eigenem Link je Kunde: Sortiment mit Kundenpreisen, meistbestellt zuerst, letzte Bestellungen, Betreuer. Die Bestellung landet beim zuständigen Vertreter.
  • B2B Bestell Link im Weinkeller mit offenen Rechnungen, Historie, Allokation und Lieferstatus.
Webshop

Ein Shop, dessen Bestellungen sofort im Betrieb ankommen.

Jede Bestellung wird ein Auftrag mit Lagerreservierung, jede Zahlung ein Buchungsbeleg, jede Lieferung eine Sendung in der Logistik. Kein Export, kein Abtippen, keine zweite Wahrheit.

Storefront für Kunden

  • Katalog nach Kategorien mit Highlights, deutsch und englisch, Produktseite mit Artikelnummer, Zutaten und Nährwerten als E Label sowie Datenblatt als PDF.
  • Warenkorb im Browser gespeichert, mit Konto geräteübergreifend, Empfehlungen, Fortschrittsbalken bis zum Gratisgeschenk und Hinweis „noch N Flaschen bis Gratisversand".
  • Aktionscodes in Prozent oder Fixbetrag mit Mindestbestellwert und Nutzungslimit, Gutscheincode mit Guthabenanzeige und Restbetrag.
  • Kasse mit Kontakt, Lieferadresse und Altersbestätigung. Ist alles per Gutschein gedeckt, gilt die Bestellung sofort als bezahlt.
  • Der Shop lässt sich in die bestehende Website einbauen: Warenkorb auf jeder Seite, Bestellen direkt an der Weinkarte, Checkout im Dialog.

Kundenkonto und Kundenpreise

  • Registrierung als Privat oder Firmenkunde mit Firmenname, UID und Ansprechpartner. Firmenkonten warten auf Freigabe, Privatkonten sind sofort aktiv.
  • Anmelden, Passwort zurücksetzen, „Meine Bestellungen".
  • Eingeloggte Kunden sehen ihren Preis: durchgestrichener Listenpreis, eigener Preis, Ersparnis in Prozent, in der Kasse „Ihr Kundenvorteil". Naturalrabatt und frachtfrei gelten aus den Konditionen.

Hinter der Storefront

  • Jede Bestellung legt einen Auftrag an und reserviert sofort Bestand. Doppelklicks erzeugen keine Doppelbestellung.
  • Bestätigung an den Kunden in deutsch oder englisch mit Bankdaten, interne Mail „Neue Bestellung" an die Firma.
  • Unbezahlte Vorkasse Bestellungen werden nach zehn Tagen automatisch storniert und die Reservierung freigegeben.
  • Paketversand: Label kaufen, Tracking speichern, Tracking Mail an den Kunden, Webhook setzt „versendet". Automatisch nach Zahlung oder per Klick im Admin.

Shop Verwaltung

  • Kunden mit Kundennummer, Debitor, Kreditlimit, Zahlungsziel, Standard Zahlart und Lieferart, steuerbefreit, Rechnungsversand.
  • Konditionen je Produkt mit Preisvorschau „was der Kunde sieht", Logins setzen und senden, Firmenkonten freigeben.
  • Bestellungen und Logistik: neu, in Kommissionierung, versandbereit, versendet oder abgeholt. „Versendet" bucht den Lagerausgang und erstellt die Rechnung, „An Logistik übergeben" macht daraus eine Sendung.
  • Rechnungen mit PDF, Zahlung, Lieferschein, Gutschrift und elektronischer Rechnung, Mahnwesen mit Mahnlauf.

Hinweis zum Stand: Bezahlt wird im Shop derzeit per Vorkasse und Gutschein. Die Kartenzahlung ist im Hintergrund fertig gebaut und wird bei Bedarf freigeschaltet. Gutscheine werden bereits per Karte bezahlt.

Gutscheine

Gutscheine verkaufen, verschenken, einlösen. Eine Stelle für das Guthaben.

Wertgutscheine und Erlebnisgutscheine online mit Kartenzahlung, als PDF per Mail oder als Karte per Post. Eingelöst wird im Webshop, vor Ort, bei der Zimmerbuchung oder in der Gastronomie. Kein Gutschein kann zweimal eingelöst werden.

Arten und Angebote

  • Wertgutscheine frei von 10 bis 500 Euro mit Restwert und Teileinlösung.
  • Erlebnisgutscheine für Verkostung, Package, Nächtigung und Erlebnis mit Festpreis, Personenzahl, Leistungen, Standard Widmung, Gültigkeit in Monaten, Kontingent und verkaufter Menge.
  • Verknüpfung mit einem Verkostungspaket oder per Code mit einem Zimmer Package.
  • Angebotsverwaltung mit Foto, Reihenfolge, Aktiv Schalter und Deep Link, zehn Design Vorlagen von Weihnachten bis Hochzeit mit Motiv und Akzentfarbe.

Kauf auf der Website

  • Gutscheinwelt mit Reitern, Galerie der Vorlagen und Live Vorschau. Einbettbar in jede Website.
  • Personalisierung mit Empfänger, Gruß, Absender, Wunsch Versanddatum, optionaler Kartenversand per Post, mehrere Gutscheine je Kauf.
  • Kartenzahlung: der Gutschein wird sofort aktiv, das PDF kommt per Mail, alle Codes stehen auf dem Erfolgsbildschirm.
  • 16 stelliger Code im Kreditkartenformat, Gutscheinnummer, PDF mit Motiv, Nummer, Code und QR. Geplanter Versand alle 15 Minuten, Wertabfrage per Code oder QR.

Einlösung

  • Im Webshop bei der Bestellung, das Guthaben wird abgebucht.
  • Vor Ort: Code tippen oder QR mit der Gerätekamera scannen, Teilbetrag, Rest komplett oder Erlebnis komplett einlösen, Bezug zu Verkostung, Buchung oder Bestellung.
  • Bei der Zimmerbuchung über die abgesicherte Schnittstelle zum Buchungssystem, ohne Doppelabbuchung.
  • Jede Einlösung steht im Protokoll mit Restwert danach.

Verwaltung und Auswertung

  • Cockpit mit aktiven Gutscheinen, offenem Guthaben, verkauft und eingelöst im Monat, Handlungsbedarf bei unbezahlt, Postversand offen, heute geplant, läuft bald ab.
  • 12 Monats Diagramm verkauft gegen eingelöst, Kategorien, Top Angebote.
  • Liste mit Filtern nach Status, Art, Angebot, Quelle, Zeitraum, Post und Ablauf, Excel Export, Detail mit Verlauf, erneut senden, sperren, aufladen.
  • Manuell ausstellen, auch in Stückzahl, Excel Import für bestehende Alt Gutscheine.
Tischreservierung und Weinverkostung

Tischreservierung auf Profiniveau. Vom Website Widget bis zum Tischplan.

Gäste reservieren online in Sekunden, das Team arbeitet auf einem visuellen Tischplan mit Stühlen, Bereichen und Uhrzeit. Reservierungen, Walk Ins, Tischkombinationen, Gästebuch und Auslastung an einem Ort.

Website Widget für Gäste

  • Buchung in Schritten: Personen und Datum im eigenen Monatskalender, freie Uhrzeiten mit Tagesnavigation, Kontakt mit Vorwahl, Anmerkung und Datenschutz, Bestätigung mit Reservierungsnummer.
  • Deutsch und englisch, Hinweise für Gäste, Obergrenze für Online Buchungen, größere Gruppen schriftlich.
  • Freie Zeiten ergeben sich aus Servicezeiten je Wochentag, Slot Länge, Vorlauf und maximaler Vorausbuchung. Zugeteilt wird der kleinste passende Tisch.

Der Tischplan

  • Tische rechteckig, rund oder quadratisch, drehbar, mit gezeichneten Stühlen nach Platzzahl. Raumelemente wie Theke, Säule, Podest, Station, Wand und Beschriftung.
  • Bereiche mit eigenen Farben, Zoom und Einpassen, Modus „Anordnen" zum Ziehen, Skalieren, Drehen und Umbenennen.
  • Farben im Plan: frei grau, reserviert mit Uhrzeit, sitzend grün. Zeitnavigation in Viertelstunden mit „jetzt", Zähler sitzend gegen Kapazität je Bereich.
  • Tische zuweisen und kombinieren: Reservierung wählen, Tische antippen, zuweisen. Überschneidungen werden abgelehnt.

Reservierungen führen

  • Liste mit Reitern Gebucht, Sitzend, Fertig, Suche, Sortierung, Gästesumme, Kennzeichen für Anlass, Stammgäste und Notizen.
  • Neue Anfragen tagesübergreifend, damit keine Anfrage für einen anderen Tag übersehen wird: bestätigen, Tisch wählen, absagen.
  • Walk In sofort als sitzend, Platzieren, Fertig, No Show, Absagen, Detail mit Tags und interner Notiz.
  • Übersicht mit Auslastung je Bereich, Timeline Tische gegen Stunden, Gästebuch aus allen Reservierungen.
  • Einstellungen: sofort bestätigen oder erst nach Freigabe, Gast Mails, interne Benachrichtigung nach Rollen, Slot, Dauer, Vorlauf, Servicezeiten.

Weinverkostung buchen

  • Pakete mit Dauer, Preis je Person, Personen min und max und enthaltenen Weinen.
  • Freie Slots nach Kapazität je Zeitfenster, Servicezeiten, Vorlauf, automatische Bestätigung wählbar.
  • Online Buchung auf der Website mit Reservierungsnummer, Gast und Team Mail, Benachrichtigung im System, zusätzlich ein Anfrageformular.
  • Admin mit kommenden Verkostungen, Tagesansicht, Paketen und Einstellungen. Verkostungsgutscheine sind mit Paketen verknüpfbar.
Weinkeller

Winery OS: vom Weingarten bis zum Rückruf, revisionssicher.

Rieden, Lese, Pressung, Chargen, Kellerbuch, Abfüllung, Lose, Prüfnummer, Nährwerte, Verkauf, Export, Compliance und Rückruf in einer Kette. Jede Buchung ist in einer Hash Kette gesichert, Manipulation an der Datenbank wird erkannt.

Weingarten, Lese, Keller

  • Rieden und Parzellen mit Rebsorte, Fläche, Pflanzjahr, Kataster, Position und QR am Stickel. Tätigkeitsjournal mit Pflichtangaben für Pflanzenschutz und Düngung.
  • Lese und Traubenannahme mit Kilogramm und Mostgewicht, Traubencharge erbt Herkunft und Rebsorte, Pressung zu Litern mit Ausbeute.
  • Behälter mit Kapazität, Messwerten und QR oder NFC, Chargen mit Stufe, Sperren, Teilen, Verschnitt und Stammbaum.
  • Kellerbuch als Hash Kette je Charge, Änderungen nur per Gegenbuchung, Schutz vor Überfüllung und fremden Chargen. Analysen mit Freigabe, Rollen für Kellermeister, Önologe, Lager, Vertrieb, Fahrer und Weingarten.

Abfüllung, Produkte, Kennzeichnung

  • Abfüllauftrag mit Stückliste und Vorschau Prüfung, Abschluss in einer Transaktion mit Materialverbrauch, Schwund und Los. Fehlt Material, wird abgelehnt und die Fehlmenge genannt.
  • Rückverfolgung Los, Charge, Stammbaum, Lagerbestand. Lose lassen sich für einen Rückruf sperren.
  • Weine mit Weinart, Rebsorte, Jahrgang, Qualitätsstufe, DAC, Bio, Ried, Alkohol, Restzucker, Säure, Auszeichnungen, Verkostungsnotiz, Speiseempfehlung, Herstellkosten, EAN und Logistikfeldern.
  • Staatliche Prüfnummer je Wein mit Compliance Regel, E Label als öffentliche Nährwertseite mit QR Code, Weindatenblatt im Shop.

Einkauf, Verkauf, Export

  • Einkauf mit Wareneingang und Schutz gegen Überlieferung, Bedarfsvorschläge aus Mindestbeständen.
  • Angebot, Auftrag mit Reservierung, Übergabe an die Logistik nach Los Alter, automatische Rechnung, Preislisten, Konditionen, Allokationen.
  • Exportdokumente e VD, EVBD und VI 1 mit Status und Übersicht nach Land, Rechnungen mit BMD Export und Bankabgleich, Provision je Betreuer.
  • Wein CRM mit Kennzahlen je Kunde, Nachbestell Vorschlägen aus dem Kaufrhythmus und lagerwirksamen Mustern.

Compliance, Kontrolle, Rückruf, Intelligenz

  • Regelwerk mit Integrität von Kellerbuch und Lagerjournal, Abfüllung ohne Analyse, Pflanzenschutz Dokumentation, gesperrte Bestände, Prüfnummer. Exporte als CSV mit Protokoll.
  • Kontrollzugang für Prüfer: befristeter Link ohne Login, nur lesend, mit Integritätsnachweis je Charge.
  • Geführter Rückruf: Auswirkungsanalyse über Stammbaum, Lose, Bestände, Sendungen, Muster und Kunden. Beim Aktivieren wird alles Betroffene gesperrt, der Verkauf blockiert sofort.
  • Warnungen, Absatzprognose mit Abfüll Empfehlung, digitaler Zwilling, Simulation von Ernte und Auftrag, Wine Flow als Grafik, Nachhaltigkeit je Liter und Flasche, Events mit Check in, Controlling mit Marge je Markt und Kategorie.
Filialbetrieb

Bäckerei mit Filialen: von der Filialbestellung bis zum Allergenaushang.

Das Branchenmodul für Bäckereien, Konditoreien und alle Betriebe mit mehreren Verkaufsstellen. Die Filiale bestellt bis Bestellschluss, die Produktion bekommt die Backliste, die Lieferung entsteht von selbst, Retouren und Kassenumsatz liefern den Bestellvorschlag für morgen.

Filialbestellung und Backliste

  • Jede Filiale bestellt in der App oder im Portal für den Backtag, mit Bestellvorschlag je Sorte aus den letzten vier gleichen Wochentagen plus Sicherheitsaufschlag.
  • Bestellschluss je Betrieb, Standard 14 Uhr für den Folgetag. Danach ist die Bestellung gesperrt, nur die Verwaltung kann noch ändern.
  • Backliste als Matrix Sorten gegen Filialen mit Summen, als PDF für die Backstube. Nach Bestellschluss entsteht je Filiale automatisch eine Lieferung in der Logistik mit Packliste.
  • Vorbestellungen aus dem Shop fließen als eigene Menge in die Filialbestellung und in die Backliste ein.

Retouren und Bestellvorschlag

  • Retouren je Sorte und Grund morgens in der App, gegen die gelieferte Menge, mit Retourenquote je Artikel.
  • Retourenquote je Filiale und je Sorte über sieben Tage, hohe Quoten sind rot markiert.
  • Der Vorschlag rechnet aus Kassenumsatz, wenn vorhanden, sonst aus geliefert minus Retouren, nach Wochentag.

Kassenumsatz je Filiale

  • Import per CSV mit toleranten Spaltenköpfen, per Schnittstelle mit API Key oder täglich automatisch aus ready2order.
  • Umsatz je Tag, je Filiale und je Artikel, Artikel werden über Artikelnummer, EAN oder Name zugeordnet.
  • Der Tagesumsatz fließt in das Kostencockpit und in die Personalkostenquote je Filiale.

Filial Cockpit

  • Umsatz heute und sieben Tage, Personalkostenquote mit Ampel aus dem Dienstplan der Filiale, Retourenquote, Lieferung heute, offene Störungen, Kassasturz, nächster Bestellschluss.
  • Für die Filialleitung in der App, für die Verwaltung im Web je Filiale.

HACCP Paket

  • Sieben Aufgabenvorlagen mit Checklisten: Kühltemperaturen zweimal täglich, Reinigung täglich und wöchentlich, Wareneingangskontrolle, Schädlingsmonitoring, Personalhygiene, Allergenaushang prüfen.
  • Automatische Zuweisung an alle, die laut Dienstplan in Verkauf, Küche oder Produktion arbeiten. Dazu drei Standardanweisungen.

Allergene und Vorbestell Shop

  • Allergenaushang als PDF je Filiale mit Buchstabencode, Zutaten und Nährwerten aus dem Artikelstamm, dazu eine Nährwertseite mit QR Code je Artikel.
  • Chronela Shop: neutraler Vorbestell Shop je Betrieb unter eigener Adresse, Abholung in einer Filiale zu einem Zeitfenster, Bezahlung bei Abholung oder per Überweisung, Bestätigung per Mail, Vorbestellungen in der App der Filiale mit „abholbereit" und „abgeholt".
Housekeeping

Die Zimmerreinigung plant sich selbst. Aus Belegung und Dienstplan, fair verteilt, live kontrolliert.

Das Housekeeping Modul liest Anreisen, Abreisen und Bleiber aus dem PMS, kennt die Minuten je Zimmerkategorie und weiß aus dem Dienstplan, wer heute im Haus ist. Daraus entsteht der Tagesplan in Sekunden. Die Hausdame verschiebt bei Bedarf per Drag and Drop, die Reinigungskräfte arbeiten in der App, die Rezeption sieht jeden Zimmerstatus live.

Zimmerstamm

  • Zimmer mit Nummer, Kategorie, Etage, Trakt und Stiege, Fläche in Quadratmetern, Räume und Betten je Zimmer. Import per CSV oder automatische Erkennung aus ibelsa.
  • Minuten je Kategorie getrennt für Abreise und Bleiber, Zuschläge für dritte Person, Twin, Schlafsofa, zusätzliche Bäder und große Flächen.
  • Jedes Zimmer bekommt einen QR oder NFC Punkt, mit dem die Reinigungskraft das Zimmer in der App öffnet. Reparaturmeldungen landen direkt bei Anlagen und Wartung.

Tagesplanung nach der Hausdame Methode

  • Belegung je Zimmer und Tag aus dem PMS: Abreise, Bleiber, Anreise heute, Leerstand, Personenzahl, VIP, Notizen des Gastes.
  • Kapazität je Person direkt aus dem Dienstplan, Abwesenheiten werden abgezogen, wer laut Plan Kontrolle macht, wird nicht zur Reinigung eingeteilt.
  • Verteilung in Phasen: Abreisen, dann Bleiber, dann Kontrollen, Etage und Trakt bleiben zusammen, gleiche Zimmerzahl je Person oder Minutenausgleich, Extra Aufgaben je Person oder Zimmer.
  • Regel Engine mit Bedingungen und Aktionen, zum Beispiel VIP Zimmer immer an erfahrene Kräfte oder Suiten zuerst.
  • Tagesplan als PDF gesamt oder je Person, Versand per Mail zur eingestellten Uhrzeit, Archiv mit Vergleich, Wochenforecast mit Personalbedarf und Wäschebedarf für sieben Tage.

Zimmerstatus in Echtzeit

  • Offen, in Arbeit, gereinigt, kontrolliert, Nacharbeit, nicht belegt, DND. Jede Änderung erscheint sofort auf dem Board, im Etagenplan und in der App.
  • Kontrolle mit Checkliste je Kategorie, Punktestand und Foto. Fällt die Kontrolle durch, geht das Zimmer als Nacharbeit zurück an die Reinigungskraft.
  • DND mit Grund und Nachverfolgung, Zimmernotizen mit Ablaufdatum, Fotos mit automatischer Löschung nach der eingestellten Frist.
  • Kontrolliert heißt sauber: der Status wird an ibelsa zurückgemeldet, die Rezeption kann einchecken.

App für Reinigungskräfte

  • Meine Zimmer heute in der richtigen Reihenfolge mit Kategorie, Minuten, Personen, Anreise und Hinweisen. Zimmer starten, fertig melden, DND setzen, Foto anhängen.
  • Scan am Zimmer, Pause starten und beenden, Fortschritt des Teams, Schichtabschluss mit eigener Statistik.
  • Wäsche und Minibar direkt aus dem Zimmer erfassen, Gästewünsche und Fundsachen melden.

Gästeservice

  • Tickets mit Kategorie, Priorität, Frist nach Service Level, Eskalation, Kommentaren, Unteraufgaben und Historie.
  • Gästewünsche mit Zuweisung an eine Person, Status und Erledigungsnotiz, Push an die zuständige Kraft.
  • Fundsachen mit Nummer, Foto, Lagerort, Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen, Abholung und Rückgabe mit Kontakt des Gastes.

Wäsche und Minibar

  • Wäscheverbrauch je Zimmer, Wechselanforderungen mit Status, Wäscherei Artikel mit Stückpreis und Mengen je Kategorie und Fall (Abreise, Bleiber, Zusatzperson, VIP).
  • Wäscherei Bestellung aus der Belegung eines Zeitraums vorausberechnet, als PDF an den Lieferanten per Mail.
  • Minibar je Zimmer erfassen, Artikel aus ibelsa übernommen, Buchung auf das Gastkonto im PMS automatisch, Monatsbericht je Artikel.

Auswertungen

  • Belegung und Minuten je Tag, Leistung je Person mit Minuten je Zimmer und Kategorie, Nacharbeitsquote, Zeiten je Kategorie aus den echten Stempeln, Trends, Bericht der Hausdame je Tag.
  • Effizienzprofile je Person werden täglich berechnet und können die Verteilung verbessern.
Front Office

Nichts geht zwischen den Schichten verloren. Die Rezeption in einem Bildschirm.

Weckrufe, Taxi, Übergabebuch, Checkliste, Kassa, Belege und Kommunikation je Schicht. Am Ende steht der Schichtbericht als PDF, die Kassa stimmt und die nächste Schicht weiß alles.

Weckrufe und Taxi

  • Weckrufe mit Uhrzeit, Art und Versuchen, Erinnerung zehn Minuten vorher an die Rezeption, kein Weckruf wird vergessen.
  • Taxi Bestellungen mit Anbieter, Fahrzeugtyp, Zahlart, Fahrer und Status von angefragt bis abgeschlossen.

Übergabebuch und Checklisten

  • Einträge je Schicht mit Kategorie, Priorität, Zimmer, Gast und Fotos. Die nächste Schicht übernimmt ausdrücklich, Kommentare bleiben am Eintrag.
  • Schichtcheckliste je Schichtart aus einer Vorlage. Punkte wie „Kassa gezählt" oder „alle Weckrufe erledigt" haken sich automatisch ab.

Schichtkassa und Belege

  • Kassa öffnen mit Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben buchen, schließen mit Zählprotokoll je Stückelung, Differenz mit Pflichtbegründung, Übergabe ins Kassabuch.
  • Belege fotografieren, die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Brutto, Steuer und Netto, danach prüfen, buchen oder ablehnen, Ausgabe direkt in die Kassa.

Kommunikation, Schichtbericht und Gästefeedback

  • Anrufe, Mails, Nachrichten und Besucher als Liste mit Status, relevante Punkte wandern mit einem Klick ins Übergabebuch.
  • Schichtbericht je Schicht mit allen offenen Punkten, Kassastand und Checkliste, als PDF.
  • Gästefeedback mit persönlichem Link nach der Abreise, NPS und Bewertungen je Bereich, Antwort durch das Haus, Auswertung nach Wochen.
Logistik

Eine vollständige Speditionssoftware, eingebaut in Ihr Betriebssystem.

Sendungen erfassen, Touren mit echten Straßenrouten planen, Ware per Scan verladen, beim Kunden mit Unterschrift und Foto zustellen, Bargeld kassieren, Frachtpreise berechnen, Frächter beauftragen und den Empfänger in Echtzeit informieren. Alles in einem Fluss, vom Auftrag bis zur Abrechnung.

Besser geht es nicht mehr: Disposition, Fahrer App, Leitstand, Tracking, Abrechnung und Fuhrpark arbeiten auf derselben Datenbasis wie Verkauf, Lager und Kassabuch.

Sendungen und Auftragseingang

  • Erfassung in Abschnitten: Empfänger und Adresse, Transport, Termin, Zusatz. Bestehender Kunde per Serversuche oder neuer Kunde mit „als Kunde speichern".
  • Felder: Empfänger, Adresse und Land, Telefon und Mail für das Avis, Inhalt, Gewicht, Paletten, Priorität, Zeitfenster, Wunschtermin, Kühlung min und max, Gefahrgutklasse und Punkte, Notiz für den Tourenzettel, Herkunftskanal, Referenz, Zahlart und Barbetrag.
  • Lückenlose Nummernkreise für Sendungen, Touren, Rechnungen und Reklamationen, dazu ein Tracking Code je Sendung.
  • Adress Ortung: beim Anlegen sofort ein Pin nach PLZ und Ort, danach alle zwei Minuten straßen und hausnummerngenau nachgeschärft, mit Genauigkeitsstufe.
  • Sendungsliste mit gespeicherten Ansichten Alle, Unverplant, Heute, Unterwegs, Handlungsbedarf, Zugestellt, Abrechenbar, ein und ausblendbaren Spalten und Ausnahme Chips wie nicht verortet, Nachweis fehlt, kein Preis, Reklamation.
  • Sendungsakte: Empfänger, Transport, Auftrag, Tour, Fahrer, Fahrzeug, Packstücke, Zustellnachweis, Verlauf, Reklamationen, Abrechnung und ein berechneter „nächster Schritt" mit Sprung Button.
  • Lückenloser Sendungsverlauf aus allen Quellen: Büro, Portal, API, CSV, Fahrer, Frächter, Empfänger, System.
  • Empfänger ändern oder Kunde zuweisen mit Umhängen des Auftrags, Universalsuche über Sendungen, Auftraggeber, Rechnungen, Touren und Packstücke, CSV Import und Export, Serien Sendungen ohne Doppelte.
  • Zentraler Bestelleingang und Mail Bestellungen mit KI, Webshop Bestellungen und Weingut Aufträge werden mit einem Klick zur Sendung, bei Bedarf mit Lagerabgang. Verweigerte Ware geht automatisch zurück ins Lager.

Tourenplanung und Disposition

  • Eigener Routing Server mit Straßenkarte Österreich und Bayern liefert echte Fahrzeiten und Distanzen. Fällt er aus, plant Chronela mit Luftlinie und Tempomodell weiter.
  • Routenoptimierung ab dem Depot mit geplanten Kilometern, Fahrminuten, Startzeit und Ankunftszeit je Stopp. Beladezeit und Standzeit sind einstellbar.
  • Zeitfenster Optimierung mit drei Lösungskandidaten, bewertet nach Zeitfensterverletzungen, Verspätung und Kilometern. Nach jeder Zustellung werden die restlichen Ankunftszeiten neu berechnet.
  • Kapazität in Kilogramm und Paletten gegen die Nutzlast des Fahrzeugs mit Kapazitätsring auf der Tourkarte. Depot und Mehrdepot je Tour.
  • Dispo Board: links offene Sendungen als Karten mit Tags Express, Kühl, Wunsch, Gewicht und Paletten, rechts Tourkarten mit Fahrer, Status, Zeitachse und Warnzähler. Sendungen einzeln oder mehrere per Drag and Drop auf Touren ziehen, Stopps zwischen Touren verschieben, Reihenfolge ändern.
  • Fahrer und Fahrzeug direkt auf der Tourkarte wechseln, Sperre für laufende Touren.
  • Zuordnungsregeln nach PLZ Präfix und Auftraggeber legen Fahrer, Fahrzeug oder Zone fest. „Automatisch einplanen" je Sendung sucht die passende Tour oder legt eine an.
  • Auto Dispo: Regelgruppen zuerst, der Rest im Sweep Verfahren um das Depot in Kapazitäts Cluster geschnitten. Kühlware nur auf Kühlfahrzeug, Gefahrgut nur mit gültigem Schein, LKW nur mit passender Führerscheinklasse.
  • Stammtouren je Wochentag mit Fahrer, Fahrzeug und Zone. Autopilot plant den Folgetag täglich um 16:30 komplett: Stammtouren, Serien, Auto Dispo, Routen, Ankunftszeiten.
  • Wochenplaner: Raster Fahrzeuge gegen sieben Tage, Touren per Drag and Drop auf anderen Tag oder anderes Fahrzeug, Auslastungsbalken.
  • Beifahrer für Doppelbesatzung, Ausfall Übergabe bei krankem Fahrer oder defektem Fahrzeug auf Ersatz, Rückstand nie abgeschlossener Touren einzeln oder gesammelt abschließen.
  • Tourstart mit Anfangskilometern und Avis an die Empfänger, Abschluss mit Endkilometern, automatischem Fahrtenbuch Eintrag und Rückgabe nicht zugestellter Sendungen in die Dispo.
  • Kapazitätsprognose, 7 Tage Volumenprognose aus acht Wochen Verlauf, Simulator für Fahrzeugausfall, Fahrerausfall und Volumen 50 bis 300 Prozent, Einrichtungs Assistent in fünf Schritten.

Compliance, Kühlkette, Gefahrgut

  • Lenkzeit nach EU Verordnung für LKW und Fahrzeuge über 3,5 Tonnen, mit und ohne Beifahrer.
  • Überladung in Kilogramm oder Paletten, abgelaufene Führerscheine blockieren den Tourstart, C Klasse und Weiterbildung für LKW und Kühlfahrzeug.
  • Gefahrgut: Warnung ohne Fahrer, Fehler bei fehlendem oder abgelaufenem Schein, Warnung über 1000 Punkten, Beförderungspapier als PDF je Tour.
  • Kühlkette: Kühlware nur auf Kühlfahrzeug, Soll Temperatur an der Sendung, Ist Temperatur bei Zustellung oder je Tour.
  • Zeitfensterwarnung, Fälligkeitsalarme für Pickerl, Führerscheine und Wartungen als Banner im Cockpit.

Verladung, Scan, Packliste, Lieferkontrolle

  • Packstücke mit Barcodes je Sendung, Label PDF im Format A6 mit QR und Tracking Link, Scan in zwei Phasen Verladen und Zustellen, Doppelscans werden erkannt.
  • Scan Station im Büro für Handscanner mit Live Protokoll.
  • Schnell Scan per EAN: Flasche zählt eins, Karton zählt Flaschen je Karton, gedeckelt auf die Sollmenge, mit Rückgängig. In der App mit offener Kamera, Piepton und Vibration.
  • Packliste abhaken und Lieferkontrolle mit Ist Menge je Position und Grund Transportbruch, Kunde nimmt weniger oder mehr. Auftrag und Lager werden bei Zustellung automatisch korrigiert.
  • Verladeliste als PDF je Tour, Lademittelkonto für Euro Paletten, Gitterboxen und Einweg mit Saldo je Auftraggeber.

Zustellnachweis, Bargeld, Belege

  • Zustellnachweis: Empfängername, Unterschrift am Display, bis zu drei Fotos der gelieferten Ware, GPS Position, Ergebnis zugestellt, teilweise, verweigert oder Fehlversuch, Notiz, Altersnachweis, kassierter Betrag, Paletten, Temperatur.
  • Fotos mit Löschfrist: als Datei abgelegt, nach einer einstellbaren Zahl an Tagen automatisch gelöscht, Standard sieben. Unterschrift, GPS und Zeit bleiben, im Verlauf steht „Foto gelöscht". Nur eingeloggt abrufbar, nie auf der öffentlichen Sendungsverfolgung.
  • Unterschrift und Foto lassen sich je Betrieb als Pflicht schalten, die App zeigt die Pflichtfelder entsprechend.
  • Barzahlung und Nachnahme: Zahlung am Auftrag, Auftrag auf bezahlt, Kassabuch Einnahme in der Hash Kette mit Belegnummer, Ereignis im Sendungsverlauf. Alles automatisch bei der Zustellung.
  • Zahlart je Kunde wird bis zum Fahrer vererbt: „Bar kassieren mit Betrag", „auf Rechnung, nichts kassieren" oder „Vorkasse". Fahrer Notizen je Kunde erscheinen am Stopp.
  • Lieferschein PDF gebrandet mit Positionen, vor der Zustellung mit leeren Feldern, danach mit Unterschrift, Empfänger und Zeit. Ablieferbeleg PDF mit Unterschrift, Foto, GPS Link und komplettem Verlauf. Zustellbestätigung mit Beleg per Mail an den Empfänger.
  • Fehlversuch mit Pflichtgrund und Benachrichtigung an die Dispo, bei Zustellung werden Außendienst Bestellung und Weingut Auftrag automatisch auf geliefert gesetzt.
  • Tourenzettel PDF im Format A3 quer als Matrix Kunden gegen Artikelkürzel mit Gebindesummen, Spalte „Bar" zum Kassieren, Kopf mit Kalenderwoche, Fahrer, Beifahrer und Fahrzeug, Notizzeile je Kunde. Dazu Tagesmanifest und Frächter Gutschrift als PDF.

Live Position, Leitstand, Sendungsverfolgung

  • Die Fahrer App sendet die Position während einer laufenden Tour alle 90 Sekunden. Live Karte mit Fahrzeugen, grau bei altem Ping, auch als Mini Karte im Cockpit.
  • Geofence: unter 250 Metern zum nächsten Stopp wird dieser automatisch auf angefahren gesetzt.
  • Kommunikation an den Empfänger: Avis beim Disponieren mit Zustelltag und Tracking Link, Avis beim Tourstart, „Gleich da" Mail unter fünf Kilometern, Zustellbestätigung mit Beleg.
  • Öffentliche Sendungsverfolgung ohne Login: Status und Zeitachse, Ankunftsfenster, „noch N Stopps vor Ihnen", Banner „Ihr Fahrer ist noch etwa X Kilometer entfernt". Der Empfänger kann einen Wunschtermin setzen, den die Auto Dispo berücksichtigt.
  • Cockpit mit Handlungsbedarf Zentrale, laufenden Touren mit Fortschritt und nächstem Stopp, heutigen Stopps, Kennzahlen und Buttons für Auto Dispo, Autopilot, Preise berechnen, Fahrtenbuch prüfen und Tagesmanifest.
  • Leitstand: Logistik und Außendienst auf einem Bildschirm mit acht Live Kennzahlen, großer Karte, Insight Feed, Bestenlisten und Prognose, TV Modus für den Bildschirm im Büro.
  • Regelbasierte Insights wie Fahrer abwesend gegen geplante Tour, Kapazität, Liegenbleiber, Fehlversuch Hotspot je PLZ, Kostenausreißer je Kilometer. Ein Klick Aktionen: freien Fahrer suchen, Auto Dispo jetzt, fällige Besuche planen.
  • „Frag Chronela" im Leitstand beantwortet Fragen zu Touren, offenen Sendungen, Umsatz, Prognose und Kunden aus den Live Daten. Morgenreport um 06:30 an die Dispo, Managementreport montags als PDF.

Frachtabrechnung, Tarife, Reklamationen

  • Tarife nach Zone und Gewicht, Zone und Palette oder Kilometerpauschale. Zone ist der längste passende PLZ Präfix, für Ausland Land plus PLZ. Gewichtsklassen, Zuschläge für Express und Termin, Mindestpreis, Tarifvorlage „Standard Österreich" per Klick.
  • Frachtpreis je Sendung oder für alle offenen berechnen, centgenau.
  • Abrechnungsvorschau mit enthaltenen und ausgeschlossenen Sendungen samt Grund, Schutz vor Doppelabrechnung, Sammelrechnung je Auftraggeber mit PDF, Abrechnungslauf für alle Auftraggeber eines Zeitraums.
  • Tour Wirtschaftlichkeit mit Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag, Reklamationen mit Nummernkreis, Ablauf und Beträgen, auch über das Kundenportal.
  • Statistik mit Zustellquote, Erstzustellquote, Pünktlichkeit, Fehlversuchen, Kilometern, Erlös, Tankkosten und Kunden Ranking, CO2 Report, Fahrer Bestenliste.

Frächter, Kundenportal, API, Paketversand

  • Frächter Portal ohne Login: Transportauftrag mit Stopps annehmen oder ablehnen, je Sendung zugestellt oder nicht angetroffen melden. Frächterkosten ersetzen die Kilometerpauschale.
  • Kundenportal für Auftraggeber per Link: eigene Sendungen mit Tracking, neue Sendung beauftragen, Preis berechnen, Reklamation melden, Abrechnungen einsehen.
  • Öffentliche REST API mit API Key: Sendung anlegen, listen, Status mit Nachweisen, stornieren. Webhooks für erstellt, zugestellt, fehlgeschlagen und Tour beendet, signiert. Eigene Doku Seite mit Beispielen.
  • B2B Nachbestellportal je Kunde, mobil optimiert, mit Kundenpreisen, Empfehlungen und Kontakt zum Betreuer.
  • Paketversand: Label Kauf nach Zahlungseingang, zerbrechlich Option für Wein, Tracking Mail, Status Webhook, Label drucken im Admin.

Fahrer App

  • Nur für Mitarbeiter mit Fahrerprofil, strikt auf die eigenen Touren beschränkt.
  • Tourliste gruppiert in Heute, Nächste Tage, Offen aus der Vergangenheit mit Überfällig Stempel und Abgeschlossen der letzten sieben Tage.
  • Tourkarte mit Fahrzeug, Fortschritt, Karte, Schnell Scan, Tour starten und abschließen mit Kilometereingabe.
  • Stopps nummeriert mit Ankunftszeit, Zeitfenster, Kühlware, Zahlungsblock, gelben Fahrer Notizen, Anruf und Navigation. Karte mit eigenem Standort, nummerierten Pins nach Status und Routenlinie.
  • Zustell Dialog: Empfängername, Altersnachweis, Bar kassiert vorbelegt, Leergut, Foto der Ware, Packliste mit Abhaken und Mengenkorrektur, Unterschrift, Anmerkung, Zustellung bestätigen oder Fehlversuch melden.
  • Offline: ohne Netz wird die Zustellung samt Unterschrift und Fotos lokal gespeichert und beim nächsten Öffnen nachgesendet.
  • Lieferschein als PDF öffnen, teilen oder drucken. Web Fahrerportal mit demselben Ablauf für Browser und Tablet.

Fuhrpark

  • Fahrzeuge mit Typ, Nutzlast, Paletten, Kilometerstand, Pickerl, Versicherung und Status. Fahrer mit Führerscheinklassen, Führerschein, Weiterbildung und Gefahrgutschein mit Gültigkeit.
  • Wartung mit Fälligkeit, Tankbelege, Schäden.
  • Fahrtenbuch als Hash Kette: automatisch beim Tourabschluss, Ändern und Löschen gesperrt, Prüfung per Klick.
  • Flottenkosten je Jahr mit Tank, Wartung und Schäden je Fahrzeug, Kilometer aus dem Fahrtenbuch, Euro je Kilometer.

Hinweis zum Stand: Die automatische Rechnung samt Lieferschein Mail direkt bei Zustellung ist gebaut und wird je Betrieb scharf geschaltet. Für den Paketversand muss im Versandkonto eine Zahlungsmethode hinterlegt sein.

Außendienst und CRM

Ihr Vertreter weiß beim Klingeln mehr als der Mitbewerb nach drei Terminen.

Kundenakte mit Ampel und Nachbestell Rhythmus je Artikel, optimierte Tagesroute, Check in mit Standortnachweis, Bestellung beim Kunden mit dessen Preisen, Visitenkarte scannen und übernehmen, Geschenke real ausbuchen, Pipeline, Provision, Montagsbriefing und ein KI Assistent, der die Betriebsdaten kennt.

Vertriebssteuerung im Web

  • Ampel je Kunde: der Rhythmus ist der Median der letzten Bestellabstände. Grün bis 1,3 fach, gelb bis 2,2 fach, darüber rot, grau heißt nie bestellt. Ein negativer Besuch ergibt mindestens gelb.
  • Nachbestell Hinweise je Kunde und Artikel: ab drei Käufen kennt Chronela Intervall und typische Menge und sagt „bestellt X normalerweise alle sechs Wochen, seit vier Tagen fällig". Ein Klick schlägt die Bestellung vor.
  • Wiedervorlagen Inbox mit Heute, Überfällig, Woche und Betreuerfilter, Morgen Push um 07:30. Aufgaben in natürlicher Sprache wie „Herrn Huber nächste Woche anrufen" mit erkanntem Termin, Art und Kunde, auch per Diktat.
  • Tour Planer auf der Karte, Tagesroute per Routing Server mit Ankunftszeit je Besuch, fällige Besuche automatisch planen.
  • Besuche mit GPS Check in und Check out, Bericht, Ergebnis, Stimmung und Fotos, Besuchsbericht als PDF, KI Kurzfassung je Besuch und KI Kundenprofil mit Vorlieben, Einwänden, Zusagen und nächsten Schritten.
  • Kundenakte mit Umsatz gesamt und zwölf Monate, Bestellwert, Umsatz je Monat, Zeitachse aus Besuchen, Bestellungen, Aufgaben und Mustern, Kundenpreise gegen Liste, Kunden Gesundheit von 0 bis 100 und Kundenwert.
  • Churn Radar mit gefährdeten Kunden, Produkt Empfehlungen aus Sortimentslücken, Bestellcockpit mit effektiven Kundenpreisen, Bestellung an die Logistik mit Lagerabgang, Auftrags PDF und Mail.
  • Pipeline als Kanban von Lead bis gewonnen mit Wahrscheinlichkeit und Verloren Grund, Angebots PDF aus der Verkaufschance mit passenden Empfehlungen, gemeinsamer Interessenten Pool aller Vertreter.
  • Chef Ansicht: Trichter von Kontakt bis Stammkunde, Abschlussquote, verlorene Chancen nach Grund, „hier geht Geschäft verloren". Verkaufs Dashboard gegen Vorjahr nach Kunde, Gebiet und Produkt, Prognose zum Monatsende, Provision je Vertreter gegen Ziel.
  • Geschenke und Muster werden real aus dem Lager ausgebucht, mit Monatsübersicht je Mitarbeiter, Kunde und Produkt. Preisliste als PDF je Kunde per Mail. B2B Nachbestell Link je Kunde.
  • Montagsbriefing per Mail und Benachrichtigung: Vorwoche gegen Vorjahr, rote Kunden, fällige Nachbestellungen, Angebote zum Nachfassen, Besuche der Woche.
  • Standortnachweis je Mitarbeiter schaltbar: Check in gegen Kundenkoordinaten oder Live Standort während der Arbeit. Weinkunden werden automatisch als Außendienst Kunden übernommen.

Die Vertreter App

  • Vier Bereiche Heute, Kunden, Aufgaben und KI. Tagesroute mit Kilometern und Fahrzeit, Check in mit GPS, Bestellung, Abschluss mit Diktat, Ergebnis, Stimmung und Foto, danach „nächste Aufgabe festlegen".
  • Kundenliste mit Ampel und fälligen Besuchen, Kundenblatt mit Nachbestell Hinweisen, KI Profil, Besuchen und Buttons für Anruf, Navigation, Bestellung, Verschenken, Wiedervorlage, Preisliste und Spontanbesuch.
  • Vor Ort Bestellung mit Kundenpreisen, Sonderpreis Markierung, Live Summe und „passend dazu" Chips.
  • Kunden in der Nähe vom eigenen Standort aus, Meine oder Alle, 20 bis 100 Kilometer, mit Gründen wie Besuch überfällig, A Kunde, offene Rechnung oder noch nicht betreut. Vertreter direkt zuweisen.
  • Interessenten Pool, Aufgaben mit Diktat, KI Chat mit dem Vertriebsassistenten und das eigene Montagsbriefing.

Visitenkarten Scan

  • Visitenkarte fotografieren, im Web per Kamera oder Drag and Drop, in der App per Kamera, Vorder und Rückseite.
  • KI Vision liest Firma, Vorname, Nachname, Titel, Position, Telefon, Mobil, Mail, Website, Straße, PLZ, Ort, Land und UID, mit Sicherheit je Feld. Unsichere Felder sind gelb markiert.
  • Abgleich mit dem Bestand: gleiche Mail, gleicher Firmenname, gleiche Firmen Domain oder ähnlicher Name, jeweils mit Punktwert.
  • Übernahme als neuer Kunde, bestehender Außendienst Kunde oder Kunde aus dem zentralen Stamm. Es entstehen Ansprechpartner mit Kartenbild, bei Neukunden eine Verkaufschance „Erstkontakt" und optional die Wiedervorlage „Nachfassen".

Relations: das CRM für jede Branche

  • Kunden mit Status, Priorität, Typ, Adresse mit GPS, Besuchsrhythmus, Tags, Zuweisung an mehrere Mitarbeiter, Sichtbarkeit nach Abteilung.
  • Kundendetail mit zehn Reitern: Übersicht, Verkaufschancen, Angebote, Besuche, Notizen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Ansprechpartner, Dateien, Timeline. Schnellaktionen Anrufen, Mail, Navigation.
  • Customer Pulse: rot bei überfälliger Aufgabe, überschrittenem Rhythmus oder negativer Stimmung, gelb bei bald fällig oder offenem Angebot, mit empfohlener Aktion.
  • Besuche mit Zweck, Ergebnis, Stimmung, Zusammenfassung und nächstem Schritt, automatischer Notiz, Wiedervorlage und Aufgabe, Hinweis an Manager bei negativer Stimmung.
  • Notizen mit Sichtbarkeit, Wiedervorlagen mit Wiederholung und Erinnerung alle fünf Minuten, Aufgaben im Kalender, Deals im Kanban mit konfigurierbaren Stufen, Angebote mit Positionen, Rabatt und Status, Dateien, Timeline, Dashboards für Mitarbeiter und Manager, konfigurierbare Auswahllisten und Pflichtfelder.
  • Zugang für Mitarbeiter im Web und in der App.
Anlagen und Wartung

Wartungssoftware: nichts wird vergessen, alles ist belegt.

Anlagen mit QR Code, Wartungspläne mit Intervallen, automatisch erzeugte Wartungsaufgaben mit Checkliste, Störungsmeldungen mit Foto vom Handy, Reparaturen mit Kosten und Dienstleister, Belege und Servicehistorie je Anlage.

Anlagen und Bereiche

  • Bereiche als Baum: Gebäude, Etage, Gemeinschaftsbereich, Zimmer, Außenbereich.
  • Anlagen mit Kategorie, Art, Status, Ort, Foto, Seriennummer, Kaufdaten, Garantie, Lebensende und Dokumenten.
  • QR Code und NFC je Anlage: Scan öffnet die Anlagenkarte mit dem Knopf „Reparatur melden".
  • Zähler und Messwerte mit Minimum und Maximum als Zeitreihe, erfasst von Mitarbeitern im Portal.

Wartungspläne und Berichte

  • Intervall täglich bis jährlich oder frei in Tagen, Checklisten Vorlage, nächster Termin, Wartungsfirma, Rechtsgrundlage, Vorlaufzeit, externe Referenz.
  • Automatische Wartungsaufgaben: ein stündlicher Job erzeugt aus fälligen Plänen Aufgaben mit Checkliste und schiebt den nächsten Termin weiter.
  • Wartungsbericht mit Datum, ausgeführt von, Ergebnis ok, Mangel oder Hinweis, Notiz, Kosten, Beleg Upload, Nacharbeit mit Frist. Letzte Durchführung und Kosten werden automatisch übernommen.
  • Wartungskalender über 14 Tage, Servicehistorie je Plan, Übersicht mit Donut, Widget im Dashboard, Import bestehender Wartungslisten.

Störungen und Reparaturen

  • Melden mit Foto, auch mit der Handykamera, Priorität, Empfänger Abteilung und zuständige Person. Bei Zuweisung wechselt der Status automatisch.
  • Push und In App an die zuständige Person oder Abteilung, hohe Priorität bei dringend.
  • Kosten und Dienstleister je Reparatur, Verlauf mit Nacharbeit.

Mitarbeiter und App

  • „Meine Wartungsaufgaben" mit Checkliste abhaken und abschließen.
  • „Reparatur melden" direkt aus der App oder per QR Scan an der Anlage.
  • Überfällige Wartungen und fällige Fahrzeugprüfungen erscheinen im Lagebild der Geschäftsführung.
Planner und Aufgaben

Der Planner: Pläne, Buckets, Karten und Teamkontrolle wie in den großen Werkzeugen, aber mit Dienstplan im Kopf.

Ein Profiwerkzeug für Aufgaben, das weiß, wann jemand arbeitet. Fälligkeiten prüfen Feiertag, Urlaub und Schicht, die Abnahme läuft über den Verantwortlichen, und montags liegt der Wochenbericht im Postfach.

Pläne und Aufgaben

  • Tabs Home, Pläne, Portfolios, Workload und Team Kontrolle. Ansichten je Plan: Übersicht, Raster, Board, Diagramme, Timeline, Zeitplan.
  • Neuer Plan mit Buckets, Mitgliedern nach Name und Abteilung, Plan Fälligkeit, Abnahme Pflicht mit Verantwortlichem und Starter Vorlagen wie 1:1 Gespräch, Wartung und Reparaturen, Einkaufsliste.
  • Aufgaben: bis zu elf Zugewiesene, vier Prioritäten, 25 Farb Etiketten, Checkliste bis 20 Punkte, Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine, eigene Felder als Spalten, Anhänge, Kommentare mit Erwähnungen und Reaktionen, Folgen, Aufwand mit Timer, private Aufgaben, eine Aufgabe in mehreren Plänen.
  • Wiederholung täglich, wöchentlich oder monatlich, Erinnerungen mit Vorlagen, Aktionsmenü mit Duplizieren, Verschieben, Link kopieren, Mehrfachauswahl mit Sammelaktionen, Filter und Gruppierung, teilbarer Link je Aufgabe.
  • Fälligkeit mit Dienstplan Bewusstsein: Freitext wie „in drei Arbeitstagen" oder „nächsten Montag", Verfügbarkeitsstreifen der Person über 21 Tage mit Arbeit, frei, Feiertag und Urlaub, Warnung bei arbeitsfreiem Tag mit Verschiebung auf den nächsten Arbeitstag.
  • Zugewiesene Aufgaben erscheinen im Kalender, Ziehen verschiebt die Fälligkeit. Kalender Abo je Plan, Excel Export, Projektstatus mit Verlauf, Timeline mit kritischem Pfad, frei baubares Diagramm Dashboard.
  • Wenn Dann Regeln je Plan, öffentliche Formulare ohne Login, die Aufgaben erzeugen, Portfolios über mehrere Pläne, regelbasierte Projektanalyse.

Team Kontrolle und Workload

  • Sechs Kennzahlen: offen, überfällig, heute fällig, in sieben Tagen erledigt, niemandem zugewiesen, Erledigungsdauer.
  • „Mitarbeiter im Blick" mit Ampel, Listen „braucht Aufmerksamkeit" und „niemandem zugewiesen".
  • Abnahme: hakt ein Mitarbeiter ab, gilt die Aufgabe als gemeldet. Der Verantwortliche bestätigt oder gibt sie mit Begründung zurück, im Web und in der App.
  • Workload je Mitarbeiter mit frei, gut und überlastet.
  • Wochenbericht montags um 07:30 an Admins, Plan Fälligkeiten täglich um 07:15, Aufgaben heute fällig und überfällig täglich um 08:00.

Aufgaben Vorlagen mit automatischer Zuweisung

  • Team Board mit Aufgaben je Mitarbeiter, Status per Klick, Priorität, Fälligkeit, Erinnerung, Wiederholung, Checkliste, heutiger Dienststatus.
  • Vorlagen mit Zeitplan: Wochentage und Uhrzeit, Ziel ist eine feste Person oder alle, die laut veröffentlichtem Dienstplan in der Abteilung arbeiten. Die Zuweisung läuft jede Minute automatisch.
  • Vorlagenpakete für Housekeeping, Front Office und HR aus dem Hub.
  • „Meine Aufgaben" in Abschnitten Überfällig, Heute, Diese Woche, Später, Freigaben Zentrale, Action Center, tägliche Sammel Erinnerungen, Ziele.
Team Chat und Kommunikation

Der Firmen Messenger, der den Dienstplan kennt und jede Sprache spricht.

Direktnachrichten, Gruppen, Abteilungs und Ankündigungskanäle, Übersetzung per Klick, Schichtübergabe mit Quittierung, Umfragen, Anhänge, Sprachnachrichten und Pflicht Bestätigungen. Über 90 Funktionen in Web und App, verschlüsselt gespeichert.

Nachrichten und Kanäle

  • Direktnachricht, Gruppe, Abteilungskanal mit Abgleich der Abteilungen, Ankündigungskanal, in dem nur Manager schreiben und alle Mitglied sind, mit Lesebestätigungen.
  • Text, Bild, Datei bis 25 MB, Sprachnachricht. Antworten mit Zitat, Reaktionen, Bearbeiten, Löschen, Anheften, Weiterleiten, Threads, Lesezeichen, Erwähnungen mit „alle".
  • Umfragen, Medien Galerie, Lesebestätigungen, geplante Nachrichten, selbstlöschende Nachrichten, Erinnerungen an eine Nachricht, wiederkehrende Nachrichten, Pflicht Quittierung mit Erinnerung nach einer Stunde.
  • Strukturierte Nachrichten: Aufgabe, Übergabe, Standort, Meeting, Checkliste, Trinkgeld Aufteilung, Genehmigung, Gästekarte aus dem Hotelsystem, Quiz, Sticker.
  • Echtzeit mit Tipp Anzeige, Online Status und zuletzt gesehen, beides je Person abschaltbar. Push an alle außer dem Absender, eigene Push für Erwähnte, keine bei stummgeschalteten Kanälen.
  • Eskalation mit Frist, Notfall Broadcast, der Stummschaltung umgeht, Rundsendung, Schichtbuch, Wissensablage je Kanal, Status und Abwesenheitsnotiz mit Vertretung, Einladung per QR, Statistiken, Export je Kanal, Suche über alle eigenen Kanäle.

Dienstplan Kopplung und Übersetzung

  • Zielgruppen nach Dienstplan: „im Dienst", „Abteilung heute", „Schicht X", „nächste Schicht". Push optional nur an diese Gruppe.
  • Schichtübergabe im Chat: vorausgefüllt mit Abschnitten je Abteilung, offenen Vorfällen und offenen Punkten der letzten Übergabe, erwähnt die nächste Schicht und verlangt Quittierung.
  • Übersetzen per Klick in die Sprache jedes Mitarbeiters, das Ergebnis wird gespeichert. In der App zusätzlich Auto Übersetzen und Mehrsprachig Modus.
  • Tagescrew Chat aus „Wer arbeitet" im Kalender mit allen Eingeteilten des Tages.

Oberfläche, App und Sicherheit

  • Mitarbeiterportal im vertrauten Messenger Look: zweispaltig, Datums Trenner, Ungelesen Linie, Haken, Emoji, Gruppen, Archiv.
  • App lokal zuerst mit Zwischenspeicher, Wischgesten, Entwürfe, Sprachaufnahme, Dokument Scanner zu PDF, Foto markieren, Live Standort, Diktat und Vorlesen, NFC Schnellnachricht.
  • Verschlüsselt gespeichert: Nachrichtentexte liegen mit AES 256 verschlüsselt in der Datenbank, die Übertragung läuft über TLS. In der App optional Kanalverschlüsselung auf dem Gerät, App Sperre per Gesicht oder Fingerabdruck, Bildschirmschutz und vertrauliche Nachrichten ohne Weiterleitung.
  • Chat Verwaltung für Admins mit Kanalübersicht und „für alle löschen".

Versandzentrale, Unterweisungen, Signaturen

  • Versandzentrale: Info, Anweisung, Verwarnung, Dokument oder Bestätigung an Personen, Abteilungen oder alle, mit Lesebestätigung, Unterschriftspflicht, Frist, Erinnerung, Vorlagen und Anhängen. Zustellstatus und PDF je Empfänger mit Unterschrift.
  • Optional: wer offene Nachrichten oder Unterweisungen hat, kann nicht stempeln, bis sie bestätigt sind.
  • Unterweisungen mit Erfüllungsquote, Standardarbeitsanweisungen mit Volltextsuche, Disziplinarisches mit Stellungnahme.
  • Zentrale Mail Signaturen: Vorlagen je Betrieb mit Platzhaltern und bedingten Blöcken, Editor mit Live Vorschau, „Signatur kopieren" für Outlook und Apple Mail, in alle verbundenen Betriebe kopieren.
Kalender

Ein Kalender für Schichten, Urlaub, Termine, Aufgaben und Fristen.

Ansichten und Quellen

  • Tag, Woche, Monat mit Kalenderwoche, Jahr und Liste. Überlappungen nebeneinander, rote Jetzt Linie.
  • Quellen einzeln filterbar: Schichten, Abwesenheiten, Feiertage, Geburtstage, Termine, Planner Aufgaben, Außendienst Aufgaben, Fristen und Hotelbelegung.
  • Besetzungsstreifen über der Woche mit Ampel gegen die Soll Besetzung, Tagesdetail „wer arbeitet" nach Abteilung.
  • Aushang PDF des Dienstplans, Tastaturkürzel, Doppelklick legt einen Termin an.

Termine und Selbstbedienung

  • Termin Editor mit Emoji, Farben, ganztägig, Serie, Erinnerungen, Ort, Kalenderwahl, Checkliste, Notizen und Anpinnen. Einladungen mit Verfügbarkeitsprüfung je Kollege.
  • „Für Mitarbeiter eintragen": der Termin steht sofort im Kalender der Person, mit Benachrichtigung.
  • Papierkorb mit 30 Tagen, mehrere eigene Kalender mit Teilen, Terminumfragen mit Ja, Vielleicht und Nein, Drag and Drop im Viertelstundenraster.
  • Aus dem Tag direkt Urlaub oder frei beantragen und Tausch anbieten. Fristen wie Arbeitsbewilligung, Probezeit, Jubiläum und Dokumentablauf mit Erinnerung an HR.
  • Kalender Abo für Apple, Google und Outlook per Link. In der App zusätzlich Spracheingabe, Import von Kalenderdateien, Fokus Timer und Termin als Bild teilen.
Personal

Vom Bewerber bis zum Dienstzeugnis. Eine Akte, ein Faden.

Personalakte, Verträge, Lohn, HR Dokumente auf eigenem Briefpapier, Recruiting mit KI, Onboarding, Compliance nach Arbeitszeitgesetz, Arbeitsmedizin, Hinweisgebersystem, Schulungen und Engagement.

Mitarbeiterverwaltung und Personalakte

  • Formular mit zehn Tabs: Stammdaten, Kontakt, Beschäftigung, Schichten, Regelwerk, Bank, Berechtigungen, Dokumente, NFC Karten, Verlauf.
  • Beschäftigungsdaten mit Vertragsart, Eintritt und Austritt, Kollektivvertragsgruppe, Wochenstunden, Arbeitstagen, Urlaubstagen, Probezeit, Arbeitsbewilligung und maximal aufeinanderfolgenden Arbeitstagen. Übertrag aus dem Altsystem für Überstunden, Urlaub, Feiertage und Krankenstand.
  • Gehaltsfelder nur für Admin und HR sichtbar, auch in der Schnittstelle. Zeiterfassungs Einstellungen je Person: Chip Sperre mit Grund, Remote Check in mit Radius, frühester Beginn, Pausenregel, automatische Zeitbuchung.
  • Berechtigungen Tab mit effektiven Rechten in über 50 Bereichen, Herkunft je Recht, Übersteuern je Person. Aktivitätsprotokoll mit Logins nach Kanal, fehlgeschlagenen Logins und Datenänderungen.
  • NFC Karten am Terminal anlernen, Zugangslink per Mail, Zugriff auf mehrere Betriebe, Massenaktionen, Tabellen und Kartenansicht.
  • Vertragsänderung ab Stichtag: ändern sich Wochenstunden oder Urlaubstage, fragt Chronela ab wann und rechnet die Monate davor unverändert weiter.
  • Datenänderungsanträge der Mitarbeiter für Adresse und Bankdaten mit Freigabe.
  • Personalakte mit Timeline, Dokumenten mit Kategorie, Ablauf und Sichtbarkeit je Datei, Unterweisungen, Verwarnungen, Unterschriften, Notizen, Verspätungen, Spesen, Wallet für Tickets, Ausweise und Schlüssel sowie ausgegebene Arbeitsmittel.
  • Verbundene Betriebe: Mitarbeiter arbeiten in mehreren Betrieben mit einem Login, Stempel und Abwesenheiten werden gespiegelt, die Ruhezeit über beide Betriebe geprüft, Fremdeinsatz Report je Person.

Verträge und Lohn

  • Saisonverträge mit Laufzeit, Stunden, Arbeitstagen, Urlaub, Stundensatz und Checkliste, die Soll und Urlaub tagesgenau steuern, mit Unterschrift in der App.
  • Digitale Verträge aus Vorlagen mit Variablen, Versand, Unterschrift mit IP und Zeitstempel, Widerruf, Ablauf.
  • Nebenbeschäftigung bei anderen Arbeitgebern mit Prüfung gegen 48 Stunden.
  • Lohnzettel: ein Sammel PDF hochladen, Chronela ordnet jede Seite der richtigen Person zu und stellt sie in App und Portal bereit. Lohnläufe mit Berechnung, Sonderzahlung, Steuertabelle, Exporte für BMD, DATEV und ELDA, Kollektivvertrag Einstufung, Abfertigung, Pfändungen, Sachbezüge, Reisekosten, Lohnkonto.
  • Gehaltsvorschuss mit Raten, Zugriff auf bereits verdienten Lohn, Trinkgeld Pools mit Verteilung nach Stunden.

HR Dokumente und Briefpapier

  • Briefpapier Designer mit 20 Vorlagen, Akzentfarbe, Schrift, Kopf und Fußzeile mit frei wählbaren Feldern, Seitenzahlen und Vorschau.
  • Dokumentcenter mit Vorlagen für Dienstvertrag, Dienstzeugnis, SV An und Abmeldung, Tätigkeitsfeld, Bestätigungen, Einstellungszusage, Videoüberwachung, Zusatzvertrag, Umstufung, Karenz, Schlüsselübergabe, Kündigung, einvernehmliche Auflösung, Austrittsmeldung. Alle mit Platzhaltern, Bedingungen, Versionsverlauf und Sprachvarianten.
  • Dokument je Person erzeugen, Text vor dem PDF bearbeiten, in der Akte ablegen, per Mail senden, zur Unterschrift geben, Serienerstellung.
  • Dienstzeugnis mit Note 1 bis 5, die die Zeugnissprache steuert. Dienstnehmerbestätigung und Austrittsmeldung mit Live Salden für Überstunden, Feiertage und Urlaub.

Recruiting und Bewerbungen mit KI

  • Stellen mit Art und Ort, öffentliche Karriereseite mit Bewerbungsformular ohne Login.
  • Bewerbungen per Mail: die KI liest den Lebenslauf aus, ordnet die Stelle zu, berechnet einen Match Score und schreibt ein Kurzprofil. Nicht Bewerbungen kommen in Quarantäne, Antworten bekannter Bewerber landen in der Akte. Eingangsbestätigung automatisch.
  • Kanban mit sechs Phasen, Bewerberakte mit Mail Composer und Vorlagen für Einladung, Absage, Angebot und Talentpool.
  • Interviewbuchung mit Zeitfenstern je Recruiter, öffentlicher Buchungsseite und Kalendereintrag mit Kalenderdatei.
  • Übernahme als Mitarbeiter mit einem Klick, DSGVO Löschung nach Frist automatisch, Talentpool Einwilligung.

Compliance und Fürsorge

  • Arbeitszeitgesetz: Prüfung von Tageshöchstarbeitszeit, 48 Stunden im Schnitt, 11 Stunden Ruhezeit, Nachtarbeit, Sonn und Feiertagsarbeit. Täglicher Scan um 06:00 mit Push bei kritischen Verstößen, Dashboard, Quittieren.
  • Fristen Erinnerungen für Arbeitsbewilligung und Probezeit, Dokumenten Compliance mit Pflichtdokumenten je Person.
  • Arbeitsmedizin: Untersuchungen, Impfungen, Belehrungen und Tauglichkeit mit Ablauf und täglichem Scan.
  • Hinweisgebersystem nach Gesetz: öffentlicher Meldekanal ohne Login, anonyme Fallverfolgung mit Zugangscode, Kommunikation in beide Richtungen, Fristenerinnerung.
  • DSGVO Datenauskunft je Person als Export, Anonymisieren, Einwilligungsprotokoll, Audit System mit Zeitreise und Diff.

Onboarding, Schulung, Engagement

  • Onboarding Vorlagen starten automatisch beim Anlegen, Mitarbeiter haken in der App ab. Praktikantenakte mit Schule, Tagesberichten und Bewertung.
  • Lernplattform mit Kursen, Lektionen, Quiz Builder, Lernpfaden, Zertifikaten als PDF mit öffentlicher Prüfung, Pflichtschulungs Report. Skill Matrix mit Stufen und Ablauf, Mitarbeitergespräche mit Vorlagen und Unterschrift, Ziele.
  • Gamification mit zehn Auszeichnungen und Bestenliste, Team Challenges, Pulse Umfragen, Geburtstags Hub mit Glückwunschkarten, Übergabe Assistent mit Tageszusammenfassung.
  • Belastungs Monitor, Auto Reports per Mail, Analytics mit Fluktuation und Headcount, Personalkosten mit Prognose und Budgets.
Zeiterfassung

Die Stunden stimmen. Minutengenau, regelkonform, nachvollziehbar.

Chip am Terminal, Handy am NFC Tag, QR Code, GPS im erlaubten Radius oder automatische Buchung nach Dienstplan. Die Wertung kennt Pausen, Nachtstunden, Feiertage, Überstundenpauschale und Saisonverträge.

Erfassungswege

  • NFC Karte oder Chip am Terminal mit Prüfung von Karte, Betrieb, persönlicher Sperre und Doppelscan. Kommen oder Gehen wird automatisch erkannt.
  • Handy am Terminal Tag: signierter NFC Tag oder QR Code je Terminal, die App bucht direkt, der QR Code funktioniert auch mit der normalen Kamera.
  • Remote Check in mit GPS nur für freigegebene Personen, Radius je Standort oder je Person, ohne Koordinaten wird abgelehnt.
  • QR Checkpoints mit rotierendem Code und Radius, Geofence Zonen mit automatischem Kommen und Gehen und Einwilligung, Bluetooth Beacons, Pausen stempeln mit Timer.
  • Automatische Zeitbuchung ohne Chippen: Fixzeiten je Wochentag oder nach Dienstplan, nie bei Abwesenheit, Feiertag oder fehlender Schicht. Echte Stempel gewinnen immer.
  • Manuelle Buchungen und Korrekturen mit Vorher und Nachher, Tag löschen, Offline Puffer am Terminal.

Wertung und Salden

  • Minutengenau, keine Rundung. Kappung auf den Wertungsbeginn der geplanten Schicht oder den frühesten Arbeitsbeginn.
  • Pausenregel mit 30 Minuten über sechs Stunden, gestempelte Pausen angerechnet, Nachtstunden 22 bis 5 Uhr auch über Mitternacht.
  • Tagessoll aus Wochenstunden und Vertragstagen, Abwesenheitsgutschriften, Feiertagsguthaben, Überstundenpauschale mit Deckungsprüfung je Jahr, Zeitkorrekturen im Saldo.
  • Stundenkonto je Monat mit Übertrag und Abschluss, Monatsreport je Person mit Tageszeilen, Inline Bearbeitung, CSV und PDF.

Kontrolle und Anwesenheit

  • Erinnerung bei fehlendem Check out, automatisches Ausstempeln nach Maximaldauer mit Benachrichtigung.
  • Verspätungserkennung gegen den Schichtbeginn mit Begründung durch den Mitarbeiter, Tageszusammenfassung und Mustererkennung.
  • Korrekturanträge der Mitarbeiter mit Freigabe durch Manager, auch in der App.
  • Live Übersicht im HR Dashboard: wer ist im Dienst, verspätet oder fehlt, Schnellaktionen wie manuell einchecken, abwesend melden, in den Plan aufnehmen.
  • Anwesenheitsliste für Evakuierung: roter Knopf, PDF aller Eingecheckten je Haus nach Abteilung mit Abhakkästchen, Druck startet automatisch.

Terminals

  • Terminals anlegen, umbenennen, deaktivieren, Token rotieren, Online Status per Heartbeat, Check in Code je Terminal zum Drucken.
  • Natives Chronela Terminal auf Raspberry Pi mit Touch Display und NFC Leser: Uhr, Willkommen, Auf Wiedersehen, Offline Puffer, Karte anlernen, Einstellungen am Gerät mit PIN.
  • Android Terminal: ein Handy mit NFC als Stempelgerät im Kiosk Modus mit Fernbefehlen für Update, Neustart und Sperren.
  • Ein Terminal bucht nur Personen des eigenen Betriebs, abgewiesene Scans werden protokolliert.
Dienstplan und Abwesenheiten

Planen, prüfen, veröffentlichen. Mit Belegung, Regeln und Rückgängig.

Dienstplan

  • Wochenpläne je Abteilung mit Schicht, Frei, Krank, Urlaub, Wunschfrei, Zeitausgleich und Feiertag, Standort und Tätigkeit je Zelle, Anmerkungen, Tagesnotizen.
  • Schichttypen je Abteilung mit Zeiten, Farbe, Kürzel, Standardstandort und Soll Besetzung. Übersicht über alle Abteilungen und Editor je Plan, Kopieren, Drag and Drop, Vorlagen, Woche kopieren, manuelle Reihenfolge.
  • Mitarbeiter Infos im Plan: Wochenstunden, Vertragstage, Zeitausgleich und Feiertagsguthaben zum Stichtag, verfügbarer Urlaub, Plan dieser Woche gegen Soll.
  • Hotelbelegung im Plan: Auslastung je Tag mit Anreisen, Abreisen, Bleibern und Frühstück über mehrere Häuser, empfohlene Besetzung je Abteilung nach konfigurierbaren Regeln.
  • Warnungen beim Speichern: über 10 oder 12 Stunden am Tag, über 48 Stunden in der Woche, unter 11 Stunden Ruhezeit auch über verbundene Betriebe, Doppelbuchung. Schutz vor Überschreiben fremder Änderungen.
  • Einträge im Plan erzeugen automatisch Abwesenheiten, Entfernen räumt sie wieder auf, echte Anträge werden nie gelöscht.
  • Aktivitätsprotokoll mit Rückgängig: jede Änderung mit wer, wann, vorher und nachher, einzeln auch nach Wochen zurücknehmbar, gelöschte Pläne wiederherstellbar.
  • Veröffentlichen mit Push, per Mail senden, Aushang PDF farbig mit Legende je Plan oder als Wochen PDF über alle Abteilungen. Erinnerungen an Schichtbeginn, Morgen und Wochenvorschau.
  • KI Dienstplan: Lücken füllen oder komplett neu, mit Ruhezeit, Fairness, Abwesenheiten, Mindestbesetzung und Präferenzen. Automatisches Planen und Veröffentlichen nach Zeitplan, Personalplanung für Events, Personalbedarfsregeln, Soll Besetzung.
  • Offene Schichten mit Bewerbung, Schichttausch mit Freigabe, Schicht Marktplatz, Krankmeldung mit Ersatzsuche: verfügbare Kollegen bekommen eine Anfrage, wer zuerst annimmt übernimmt.
  • Abteilungsleitungen planen im Mitarbeiterportal, Mehrfach Einsatz in mehreren Abteilungen.

Abwesenheiten

  • Urlaub, Krankenstand, Pflegefreistellung, Sonderurlaub, Wunschfrei, Zeitausgleich, Feiertag mit Freigabe, Ablehnung mit Begründung, Widerruf, Sammelaktionen, Kalender und Liste.
  • Genehmigungsrichtlinien je Betrieb: Vier Augen Prinzip, geschützte Abteilungen, Manager Reichweite, Abteilungsleitungen dürfen oder nicht.
  • Urlaubskonto wächst monatlich, Verbrauch nach vertraglichen Arbeitstagen, Anspruch heute und bis Jahresende, Wochentage je Antrag wählbar.
  • Belege beim Beantragen oder nachreichen, Krankenstand rückwirkend und verlängern, Antrags PDF mit Unterschrift, Krankenstand Seite mit Kennzahlen.
  • Feiertage automatisch für Österreich, Deutschland und Schweiz mit Regionen, Kalender Abos.

Auswertungen

  • Monatsreport je Person, Abteilungsvergleich, Überstundentrend, Abwesenheitsstatistik, Headcount und Fluktuation.
  • Personalkosten mit Plan gegen Ist und Quote, Kosten Cockpit, Auto Reports per Mail, Belastungs Monitor.
  • Wochenüberblick für Führungskräfte montags um 07:00.
Mitarbeiter App und Portal

Die App für iOS und Android, das Portal für jeden Browser.

Fünf Bereiche: Start, Schichten, Zeiten, Anträge und Mehr. Menü und Kacheln richten sich nach den Modulen des Betriebs und dem Profil der Person.

Was Mitarbeiter in der App tun

  • Kommen und Gehen per NFC, QR oder GPS, Pause mit Timer, Status und Live Zeit auf der Startseite, „Mein Tag" mit nächster Schicht, wer heute im Dienst ist und den eigenen Aufgaben.
  • Schichtplan mit Abwesenheiten, Tausch anfragen und beantworten, offene Schichten, Marktplatz, Verfügbarkeit pflegen, anstehende Events.
  • Abwesenheit beantragen mit Beleg, Saldo ansehen, Korrektur beantragen, Stundenkonto, Monatsreport mit Soll, Ist und Salden, Verspätungen begründen.
  • Kalender mit allen Quellen, eigene Termine, Einladungen, Spracheingabe, Fokus Timer, aus dem Tag Urlaub beantragen.
  • Lohnzettel, Vorschuss mit Unterschrift, verdienter Lohn, Trinkgeld, Reisekosten, Spesen mit Scanner, Wallet mit Tickets und Schlüsseln.
  • Personalakte mit Änderungsantrag, Dokumente, Unterschriften mit PDF Vorschau, Verträge und Saisonverträge unterschreiben, Nebenbeschäftigung melden.
  • Posteingang mit Lesen, Bestätigen und Unterschreiben, Unterweisungen, Benachrichtigungen je Kategorie, Schichtanfragen nach Krankmeldung annehmen, eigene Arbeitszeit Hinweise.
  • Onboarding Checkliste, Kurse, Quiz und Zertifikate, Skills, Mitarbeitergespräche, Standardanweisungen, Pulse Umfragen, Bestenliste, Challenges, Kontakte, Team Chat.
  • Für Führungsrollen: Manager Dashboard mit Live Status, Freigaben, Dienstplan Editor am Handy, Aufgaben und Vorlagen, Vorfälle, KI Planung.
  • Fahrer App und Vertreter App als eigene Bereiche, Wartungsaufgaben und Reparatur melden.

Plattform der App

  • Home Widgets auf iOS und Android mit Status, laufender Stoppuhr, Schicht heute und morgen, Wochenübersicht gegen Soll.
  • Push Benachrichtigungen, App Sperre per Gesicht oder Fingerabdruck, Zwei Faktor Anmeldung mit Geräteliste.
  • Dark Mode, 12 Sprachen, sortierbare Schnellaktionen, Android als direkter Download, gebrandete Builds je Betrieb.

Mitarbeiterportal im Browser

  • Gemeinsamer Login mit dem Admin Bereich, Admins wechseln ohne neue Anmeldung zwischen Verwaltung und eigenem Arbeitsbereich.
  • Dienst, Zeit, Kommunikation, Geld, Personal und Entwicklung als Bereiche, Abteilungsplan für Abteilungsleitungen, Bestellcockpit für Mitarbeiter.
  • Einstellungen für Mail Benachrichtigung je Kategorie, Dark Mode, Online Status, Sprache, Sicherheit.
Steuerung und KI

Ein Blick statt zwanzig offener Tabs.

Startseite und Lagebild

  • Persönliche Startseite mit großer Suche und frei wählbaren Modul Kacheln mit Live Zahlen: Freigaben, Planner, „im Dienst", „wartet auf Sie". Anordnung wird je Person gespeichert.
  • Lagebild: eine Seite mit allem, was heute Aufmerksamkeit braucht. Anwesenheit, Freigaben, Planner, Fristen, Finanzen, Logistik, Vertrieb, Gastro, Wartung, Recruiting, Hinweisgeber und ungelesene Nachrichten. Umschalter Mein Bereich oder ganzer Betrieb, jede Kachel springt in die vorgefilterte Liste.

Globale Suche

  • Suche im Stil von Spotlight über 14 Kategorien: Mitarbeiter, Aufgaben, Termine, Partner, Kontakte, Bewerber, Anweisungen, Dokumente und mit Finanz Freigabe Rechnungen, Lieferscheine, Kassabuch und Spesen.
  • Tippfehler tolerant, Beträge in beiden Schreibweisen, Operatoren wie „größer 500", „offen", „überfällig", „letzter Monat".
  • Volltext in gescannten Belegen und semantische Treffer. Frage Modus: „Wie viel haben wir im August bei Metro ausgegeben?" mit anklickbaren Belegen. Ein Klick öffnet den Datensatz oder das Original.

Automationen und Benachrichtigungen

  • Automations Katalog je Betrieb: Krankmeldung informiert Teamleitung und schlägt Ersatz vor, überfällige Aufgabe wird eskaliert, neuer Mitarbeiter startet Onboarding, überfällige Rechnung löst Mahnprüfung aus. Protokoll der Läufe.
  • Vorfälle mit Eskalation alle fünf Minuten und Ersatzanfragen an Mitarbeiter.
  • Benachrichtigungen: 146 Ereignistypen in 15 Kategorien, betriebsweite Voreinstellung und persönliche Einstellung für Push, Mail und In App, Inbox, Mail Protokoll jeder ausgehenden Mail.

KI im Betrieb

  • Ein zentraler KI Anschluss mit Text und Bilderkennung, überall mit Regel Rückfall.
  • Belegerkennung, Trennung von Sammel PDFs, Mail Eingänge für Belege, Spesen, Lieferscheine, Aufträge, Zahlungsavise, Mahnungen und Bewerbungen, Kategorisierung, Übersetzung, Volltext Index, Vertriebsassistent, Besuchszusammenfassung, Visitenkarten, Kundenprofile, Aufgabentext zu Datum.
  • Gehirn für die Geschäftsführung, „Frag Chronela" im Leitstand, Weingut Intelligenz, Alena mit Tagesbriefing, Besetzungsprognose und Ermüdungswarnung.
Plattform

Mehrere Betriebe, ein Login, eine Schnittstelle, ein Sicherheitsniveau.

Mandanten, Konzern, Organisation

  • Strikte Trennung je Betrieb, Login mit Mandantenauswahl, Mandantenwechsel ohne Neuanmeldung zwischen geprüften Konten, protokolliert.
  • Organisation mit Abteilungen, Organigramm, Who is Who, Rollen und Rechten, Zuständigkeiten, Vertretung und Eskalation, Audit Export.
  • Konzernstruktur mit mehreren Geschäftsführern, Berichtslinien, Standorten und Export als PNG oder PDF. Die Struktur steuert die Rechte. Konzern Konsolidierung in den Finanzen, Hotelketten Management.
  • Betriebe werden zentral angelegt, per Schnittstelle eingerichtet und per Single Sign on angemeldet. Selbstregistrierung richtet sofort einen Testbetrieb ein.

Hub und Baukasten

  • Module, Schnittstellen, Vorlagen, Automationen, KI Assistenten und Branchenpakete je Betrieb selbst aktivieren. Deaktivieren blendet aus und löscht nie Daten.
  • Vier Pakete Start, Core, Professional und Enterprise plus Einzelmodule und Branchenpakete für Hotel, Hotel Betrieb und Weingut.
  • Einrichtungs Assistent je Schnittstelle mit Verbindungstest, verschlüsselte Zugangsdaten, Audit Protokoll.

Schnittstelle und Webhooks

  • API Schlüssel mit 29 Berechtigungen, Ablauf und eigenem Limit, OAuth Clients, Nutzungsstatistik und Zugriffsprotokoll.
  • Rund 60 Endpunkte für Stammdaten, HR, Finanzen, Verkauf, Partner, Artikel, Beschaffung, Aufgaben, Kalender, Dokumente, Recruiting, Hotel und Weingut, dazu die Logistik API.
  • Webhooks für 19 Ereignisse mit Signatur, Wiederholung, Zustellprotokoll und Test, Swagger Doku und Entwicklerseite.
  • Kalender Abo, CSV Import von Mitarbeitern, Lohnexport für BMD und DATEV.

Sicherheit und Datenschutz

  • Zwei Faktor Anmeldung mit Backup Codes, Gerätesitzungen mit Abmelden, Warnmail bei neuem Gerät, sicheres Passwort zurücksetzen.
  • Sechs Rollen, Rechtegruppen mit 47 Bereichen und Reichweite, Einzelausnahmen, Genehmigungsrichtlinien je Betrieb.
  • Audit System mit Zeitleiste je Datensatz, Zustand zu einem Zeitpunkt, Compliance Report und gezieltem Löschen personenbezogener Daten. Aktivitätsprotokoll je Mitarbeiter und je Betrieb.
  • Geofencing, Biometrie, Mail Sperre je Betrieb, Hosting und Betrieb in Österreich.

Integrationen und Sprachen

  • Hotelsystem Anbindung für Belegung im Kalender und Dienstplan sowie Gastsuche im Chat. Housekeeping Software liest Dienstplan und Mitarbeiter über die Schnittstelle.
  • Microsoft 365 und IMAP für Rechnungs Postfach und Mailversand, eigener Mailserver für Belege, Routing Server für Straßenrouten, Paketversand, Kartenzahlung, BMD, EBICS, Kontoinformationsdienst, CAMT und CSV Bankimport, Peppol, elektronische Rechnung.
  • 12 Sprachen in App, Admin, Portal, Login und HR Dokumenten: Deutsch, Englisch, Italienisch, Kroatisch, Rumänisch, Türkisch, Ungarisch, Polnisch, Serbisch, Ukrainisch, Spanisch, Französisch. Hell, Dunkel oder System.
  • Über 70 automatische Hintergrundjobs: von der Aufgaben Zuweisung jede Minute über den Mahnlauf um 08:30 bis zum BMD Upload um 22:00 und dem Autopilot der Logistik um 16:30.

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